¿Certificado electrónico o Cl@ve? Depende de tu empresa

Para tu renta basta Cl@ve; para firmar en nombre de una SL, no. Cl@ve identifica a personas físicas, y una sociedad no es una persona física. Como autónomo puedes hacer casi todo con Cl@ve y un certificado gratuito de la FNMT. Como administrador de una sociedad, necesitas un certificado de representante o apoderar a alguien que lo tenga.

La tabla

Hay tres certificados de representante: de administrador único o solidario, de persona jurídica para apoderados con poder suficiente, y de entidad sin personalidad jurídica para comunidades de bienes, sociedades civiles o herencias yacentes. Los tres valen dos años y exigen acreditar el cargo o el poder, normalmente con una certificación del Registro Mercantil o una escritura.

Un autónomo no necesita certificado de representante: él es el obligado tributario y su certificado personal le vale para su actividad. Y en una comunidad de bienes, el certificado personal de un comunero no sirve para actuar por la comunidad.

Qué te toca

Autónomo que presenta sus modelos y poco más. Cl@ve para el día a día desde el móvil y el certificado de persona física para lo que exige firma. Los dos son gratis. En el alta como autónomo es lo primero que conviene tener resuelto, porque lo usas también en Importass.

Administrador de una SL. Su certificado personal para sus asuntos y un certificado de representante de administrador único para la sociedad. Con Cl@ve no puede presentar el 303 de la sociedad.

Sociedad con gestoría. El administrador apodera a la gestoría en la AEAT y no le entrega su certificado.

Quien factura con un programa. Depende del programa. En Faxtal no necesitas certificado para emitir: los registros de facturación van firmados, y en el asistente de configuración eliges entre delegar la firma en la plataforma, que firma y remite en tu nombre, o subir tu propio certificado, de persona física o de representante. Lo puedes cambiar después. Esa parte de VeriFactu no exige que pases por la FNMT. VeriFactu obliga desde el 1 de enero de 2027 a las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025.

Cómo se obtiene y cómo se renueva

El certificado de persona física se pide en la sede de la FNMT en tres pasos: solicitud con tu NIF, acreditación de identidad y descarga. La identidad se acredita en una oficina de registro con cita previa, con el DNIe o por vídeo-identificación. La descarga se hace desde el mismo equipo y navegador de la solicitud. Al terminar, expórtalo con su clave privada a un fichero protegido con contraseña: sin esa copia, cambiar de ordenador es empezar de cero.

La renovación tiene más letra pequeña de lo que parece:

• Solo en los 60 días previos a la caducidad, y si no ha sido revocado.
• Solo una vez por internet. Si el certificado que quieres renovar ya era una renovación, o lo obtuviste identificándote con otro certificado, con el DNIe o por vídeo-identificación, tienes que volver a acreditar tu identidad.
• Caducado, no se renueva. Se pide uno nuevo.

Tras renovar, vuelve a exportar la copia: el certificado nuevo es otro fichero. Y si subiste el tuyo a un programa para firmar, súbelo otra vez. En Faxtal la firma toma un certificado propio solo si está activo, no ha caducado y tiene clave privada; si caduca y no tienes otro certificado ni la firma delegada, no hay con qué firmar los registros hasta que subas el nuevo o delegues.

Apoderar a tu gestoría

Dar tu certificado a alguien es darle tu firma sin dejar rastro de quién la usa. Hay dos vías formales:

• Registro de apoderamientos de la AEAT. Otorgas poder para trámites concretos o para categorías completas, como presentar declaraciones o recibir notificaciones. Se hace por internet con certificado o Cl@ve, en una oficina o con documento notarial. El apoderado actúa con su propio certificado y todo queda a su nombre.
• Colaboración social. Es el régimen de las gestorías que presentan por sus clientes con un convenio con la AEAT, con la autorización del cliente.

Para una cartera grande, la regla es apoderamiento por categorías, revisado al alta y a la baja de cada cliente, y ningún certificado ajeno custodiado. Lo desarrollamos en digitalización de la asesoría.

Si estás en el sistema de notificaciones electrónicas, revisar el buzón sigue siendo cosa tuya aunque apoderes. Una notificación se da por rechazada a los diez días naturales sin abrirla, y el plazo corre igual.

Una SL de dos socios

Marta y Rubén tienen una SL de reformas en Valladolid, con Marta como administradora única y una gestoría.

• Marta tiene su certificado de persona física y pide el de representante de administrador único para la sociedad.
• Con el de la sociedad, apodera a la gestoría para presentar declaraciones y recibir notificaciones.
• La facturación la llevan con la firma delegada en la plataforma, así que el día que caduque su certificado no se para la emisión.
• Marta pone dos avisos: el de renovar el certificado de representante, dentro de dos años, y el de revisar el apoderamiento.

Dos certificados, un apoderamiento y ninguna contraseña compartida.

Fuentes

• FNMT — Certificado de persona física
• FNMT — Renovar el certificado de persona física
• FNMT — Periodo de validez del certificado de ciudadano
• FNMT — Periodo de validez de los certificados de representante
• Cl@ve: sistema de identidad electrónica para las administraciones
• Agencia Tributaria: apoderamiento y colaboración social
• Real Decreto 1007/2023, sistemas informáticos de facturación (BOE)
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)