¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas? Seis años
El plazo que circula es cuatro años y el que cuenta es seis. Cuándo son más, cuándo puedes tirar el papel y qué añade VeriFactu a la carpeta.
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Seis años, no cuatro: Hacienda puede revisarte cuatro, pero el Código de Comercio obliga a guardar seis. El artículo 30 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento de los libros. La obligación sobrevive al cese de la actividad: pasa a los herederos o, si la sociedad se disuelve, a los liquidadores.
Los cuatro años son los de la prescripción tributaria (artículo 66 de la Ley General Tributaria), y el artículo 29.2 de la misma ley obliga a conservar los justificantes mientras Hacienda pueda comprobar. Pero esos cuatro años no cuentan desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente al fin del plazo para presentar la declaración en la que tuvo efecto. Una factura de compra de marzo de 2026 entra en el 303 del primer trimestre, que se presenta hasta el 20 de abril de 2026: ese IVA prescribe el 21 de abril de 2030. La misma factura es un gasto de la renta de 2026, que se declara hasta el 30 de junio de 2027: por IRPF, el plazo llega al 1 de julio de 2031. Cualquier requerimiento o complementaria vuelve a poner el contador a cero (artículo 68 LGT).
Faxtal conserva tus facturas el tiempo que exige la normativa, en servidores dentro de la Unión Europea, y puedes exportar cuando quieras los libros registro, los listados y las facturas en formato electrónico. Lo que el programa no decide es cuándo puedes destruir un documento: eso depende del supuesto, y hay varios que pasan de seis años.
Cuándo son más de seis
| Supuesto | Plazo | Norma |
|---|---|---|
| Facturas y justificantes, por Hacienda | 4 años desde el fin del plazo de declaración | Arts. 29.2 y 66 LGT |
| Documentación del negocio | 6 años desde el último asiento | Art. 30 Código de Comercio |
| Bienes de inversión muebles | 4 años de regularización + 4 de prescripción | Arts. 107-110 Ley 37/1992 |
| Terrenos y edificaciones | 9 años de regularización + 4 de prescripción | Arts. 107-110 Ley 37/1992 |
| Bases imponibles negativas | 10 años de comprobación | Art. 66 bis LGT y art. 26.5 LIS |
La factura de una nave comprada en 2026 sostiene la deducción de su IVA durante nueve años de regularización, y a la última se le suman los cuatro de prescripción: guárdala hasta bien entrada la década de 2040. Y si arrastras pérdidas de 2020, tienes que poder justificarlas cuando las compenses, aunque 2020 esté prescrito. Qué gastos se deducen y con qué justificante, en gastos deducibles del autónomo.
Papel, foto y digitalización certificada
El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, artículos 19 a 23) admite cualquier soporte siempre que garantice durante todo el plazo la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y el acceso de Hacienda. Una factura recibida en electrónico se conserva en su formato original: imprimirla no es conservarla.
Una foto o un escaneo del papel es una copia de apoyo. Solo la digitalización certificada, con software homologado por la AEAT (Orden EHA/962/2007), te permite destruir el original. Con los tiques térmicos, que se borran en meses, conviene escanearlos pronto de todos modos.
En Faxtal hay que distinguir dos cosas. La lectura de recibidas con IA, en los planes Pro y Business, saca proveedor, base, cuota y total de una foto o un PDF para registrar el gasto sin teclear; lo contamos en facturas recibidas con IA. Eso no es digitalización certificada, y no te autoriza a tirar el papel.
Lo que añade VeriFactu
Desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, tu programa genera un registro de facturación por cada factura, encadenado con el anterior. El artículo 8.2.c) del RD 1007/2023 exige que el sistema conserve todos esos registros, accesibles y legibles, durante el plazo de la Ley General Tributaria. Ya no guardas solo la factura: guardas la factura y su registro. Qué contiene ese registro, en registro de facturación, QR y huella.
Si cambias de programa, pide antes de darte de baja la exportación de los registros, no solo de las facturas, y guarda la declaración responsable del fabricante del sistema que dejas. El resto de la mudanza está en cómo adaptarse a VeriFactu.
La obligación de conservar es tuya, no del proveedor del programa. Si un día dejas de pagar un servicio, tus facturas no pueden quedarse dentro. Una exportación al cerrar cada ejercicio, guardada en dos sitios distintos, resuelve casi todo.
Fuentes
- Ley 58/2003, General Tributaria (BOE)
- Código de Comercio, artículo 30 (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
- Ley 37/1992, del IVA: regularización de bienes de inversión (BOE)
- Real Decreto 1007/2023, sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- Orden HAC/1177/2024, especificaciones técnicas (BOE)
- Agencia Tributaria: conservación de libros y documentación
