Cómo adaptarse a VeriFactu en cinco pasos

Antes de mirar programas, abre tu carpeta de facturas de 2026 y cuenta cuántas series usas. Luego cuenta desde cuántos sitios sale una factura: el programa de gestión, la caja de la tienda, la web, la plantilla que usa el comercial en el móvil. Ese inventario es el primer paso. VeriFactu exige que cada uno de esos sitios genere un registro encadenado, con huella y QR, desde el 1 de enero de 2027 si tu empresa paga el Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 si no. Las fechas, con su norma, en el calendario VeriFactu.

Actualización del 12 de octubre de 2026. Hacienda anunció el 5 de octubre que aplazará las obligaciones pendientes de VeriFactu hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica de las empresas de hasta 8 millones de euros. Es un anuncio, no una norma: mientras no se publique en el BOE, siguen vigentes el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Qué se sabe y qué no, en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028.

Esta guía sigue cinco pasos. Al final están el caso completo de una distribuidora y un calendario de trabajo.

Paso 1: inventario de series y puntos de emisión

Primero, comprueba que te aplica. Quedan fuera quien lleva los libros del IVA por el SII (VeriFactu y SII), quien tributa por normativa foral en el País Vasco o Navarra (VeriFactu, TicketBAI o BATUZ) y quien emite todas sus facturas a mano. Todo lo demás entra, incluidos Canarias, Ceuta y Melilla.

Después, haz una tabla con dos columnas: cada sistema desde el que sale una factura y las series que usa. Para cada uno, anota tres cosas:

Un aviso: la caja registradora y la tienda online también son sistemas informáticos de facturación. Una hoja de Excel lo es si está programada para generar libros registro o resultados fiscales; si solo la usas para escribir e imprimir la factura, no. El eslabón débil casi nunca es el programa principal.

Paso 2: elige modalidad y quién firma

El Real Decreto 1007/2023 permite cumplir de dos formas:

Para casi todo el mundo, VERI*FACTU es lo sensato: menos requisitos técnicos y nada que demostrar después. Cambiar de modalidad se puede, pero exige cambios técnicos, así que decídelo antes de migrar y no a mitad de ejercicio. Si tienes varios puntos de emisión, usa la misma en todos.

La segunda decisión es el certificado. Para remitir a la AEAT hace falta uno. En Faxtal se decide al configurar la empresa: subes tu propio certificado, de representante o de persona física, o delegas en la plataforma, que remite en tu nombre y es lo que elige la mayoría. Se puede cambiar después. El registro se genera y se remite al emitir en todos los planes, también en el gratuito.

Paso 3: pregúntale a tu proveedor

La AEAT no homologa ni certifica programas, y no hay ninguna lista oficial de aprobados. Lo que existe es la declaración responsable del fabricante. Si alguien te dice «estamos homologados por Hacienda», pídele la declaración responsable: es el único documento que existe. Estas son las preguntas, por escrito:

1. ¿Tenéis la declaración responsable del artículo 13 del RD 1007/2023? Tiene que constar por escrito, visible dentro del propio programa en cada versión y accesible antes de comprar.
2. ¿Qué versión es conforme? La declaración es por versión. La tuya puede no serlo.
3. ¿Qué modalidades soportáis?
4. ¿El envío a la AEAT está incluido en mi plan o es un módulo aparte? Pide el precio final.
5. ¿Cómo resolvéis anulaciones y rectificativas? Tienen que generar registro, no borrar.
6. ¿Puedo exportar mis registros y mis facturas? El reglamento exige un procedimiento de descarga y volcado en formato legible.
7. ¿Cubrís mi territorio? Si facturas en territorio común y en foral, o con IGIC, pregúntalo ahora.
8. Si emito desde mi programa de gestión, ¿cómo se genera el registro?

Guarda las respuestas fechadas. Si alguna vez tienes que acreditar que actuaste con diligencia, es lo que vas a enseñar.

La respuesta que más asusta es la de la última pregunta: «no vamos a adaptar esa versión». No obliga a tirar el programa de gestión. Puedes seguir preparando ahí las facturas y expedirlas en un sistema que sí cumple. Con la API de Faxtal, disponible en los planes Pro y Business, tu programa manda los datos y Faxtal expide la factura con su registro, su huella y su QR. Cómo se monta, en tu programa de gestión no cumple VeriFactu: no lo cambies.

Paso 4: ordena series y numeración

El registro de cada factura incluye el número, la fecha y parte de la huella de la anterior. Un número repetido o una factura borrada dejan de ser un arreglo invisible. Revisa cuatro cosas:

• Cada serie es correlativa y sin números repetidos.
• Las rectificativas tienen su propia serie.
• No arrastras series provisionales, de pruebas o duplicadas de años anteriores.
• Sabes con qué número arranca cada serie en el sistema nuevo.

Si cambias de programa, lo limpio es cerrar las series viejas con su último número y abrir series nuevas en el sistema nuevo. Los registros del sistema antiguo, si ya los generaba, no se tiran ni se reencadenan: se conservan y la cadena nueva empieza de cero.

Si dudas de cómo estructurarlas, está en numeración y series.

Paso 5: migra, prueba y estrena antes de tu fecha

Lo que hay que mover, por este orden:

1. Clientes y proveedores, con su NIF y sus condiciones de pago.
2. Productos y servicios, con su tipo de IVA o IGIC.
3. Facturas emitidas del ejercicio en curso, para que los libros y los informes del año estén completos.

Pregunta cómo entra cada cosa. Lo razonable es poder cargarlo desde una hoja de cálculo o desde las propias facturas electrónicas, sin pagar una integración. Y una factura importada tiene que conservar su número original sin generar un registro nuevo, porque ya se expidió en otro sistema: si el programa la registrara otra vez, tendrías la misma factura dos veces ante la AEAT.

Después, emite en real antes de estar obligado. Un mes como mínimo. Comprueba con facturas de verdad que el QR sale, que una anulación genera su registro y que la rectificativa referencia a la original. Qué genera exactamente el programa en cada caso, en registro de facturación, QR y huella.

El caso completo: Distribuidora Serrano

Distribuidora Serrano, S.L. tiene 14 empleados y factura desde un programa de gestión hecho a medida y dos cajas en tienda. Es contribuyente del Impuesto sobre Sociedades, así que su fecha es el 1 de enero de 2027.

Paso 1. En mayo de 2026 cuentan lo que emitieron en 2025:

Total: 19.339 facturas en cinco sitios. La sorpresa es la última fila: el comercial numeraba a mano dentro de la serie A, y en marzo de 2025 dos facturas salieron con el mismo número.

Paso 2. Eligen VERI*FACTU para todo. No quieren gestionar certificados de firma en la tienda.

Paso 3. El fabricante de las cajas les entrega la declaración responsable de la versión conforme y actualizan las dos. El programa de gestión es otra historia: quien lo hizo no lo va a adaptar. En lugar de cambiarlo, lo conectan por API a Faxtal en el plan Pro, con facturas ilimitadas, por 29,95 € al mes más IVA. Pagando el año entero se cobran diez meses: 299,50 € más IVA al año. El programa de gestión prepara las facturas y Faxtal las expide con su registro. La plantilla del comercial desaparece: emite desde la aplicación web, en la misma serie que el resto.

Paso 4. Deciden cortar a 30 de noviembre. La serie A del programa viejo se cierra con la A-2026-1702, la última de ese mes. En el sistema nuevo abren la serie V, con el año en la plantilla para que reinicie cada enero, y la serie RV para las rectificativas. La primera factura de diciembre será la V-2026-0001. Las cajas mantienen T1 y T2.

Paso 5. En septiembre importan desde Excel 412 clientes y 1.150 referencias, algo que el programa admite en todos los planes. Las facturas de 2026 del programa viejo entran después del corte, conservan su número y no generan registro nuevo. En octubre y noviembre prueban la conexión con facturas reales en paralelo. El 1 de diciembre de 2026 emiten ya en real, un mes antes de estar obligados, y el 1 de enero de 2027 la primera factura del año sale con la V-2027-0001, sin estrenar nada ese día.

Calendario de trabajo hasta 2027

Si gestionas clientes de terceros, son dos oleadas, sociedades primero y autónomos después. El reparto, en migrar la cartera a VeriFactu.

Cuatro dudas que salen siempre

¿Qué pasa con las facturas de antes de mi fecha? Se quedan como están. No se reencadenan ni se generan registros hacia atrás. Se conservan durante el plazo de la Ley General Tributaria.

¿Puedo empezar antes de mi fecha? Sí, y es lo recomendable. Adelantarse es voluntario y no te añade obligaciones.

¿Necesito certificado electrónico? En la modalidad VERI*FACTU el registro no se firma, pero la remisión a la AEAT se hace con un certificado: el tuyo o el de quien remite en tu nombre como colaborador social. Si eliges la modalidad no verificable, además firmas cada registro.

¿Y en Canarias? Entras en VeriFactu igual, con IGIC en lugar de IVA. Pide que el programa lo maneje de serie, no como un parche.

La regla que resume los cinco pasos: no estrenes nada el día de la obligación.

Fuentes

• Ministerio de Hacienda — Nota informativa sobre VeriFactu, 5 de octubre de 2026
• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, texto consolidado (BOE)
• Real Decreto 254/2025, de 1 de abril (BOE)
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE-A-2025-24446)
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, texto consolidado (BOE)
• AEAT — Preguntas frecuentes: certificación de los sistemas informáticos y declaración responsable
• AEAT — Preguntas frecuentes: cuestiones generales y ámbitos de aplicación