Tu programa de gestión no cumple VeriFactu: no lo cambies
Una distribuidora con un programa a medida que nadie va a adaptar. Cómo sigue preparando sus facturas donde siempre y quién las expide a partir de 2027.
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La distribuidora de Elena factura desde hace doce años con un programa hecho a medida, y su proveedor ya le ha dicho que no lo va a adaptar. Elena es la directora financiera de una distribuidora de material eléctrico en Valladolid: una sociedad limitada con 3,2 millones de facturación al año y unas 400 facturas al mes. El programa lleva los pedidos, los albaranes, el almacén y los precios de cada cliente. Funciona, y en la empresa nadie quiere oír hablar de cambiarlo.
El problema tiene fecha. Como tributa por el Impuesto sobre Sociedades y no está en el SII, a la distribuidora le alcanza VeriFactu el 1 de enero de 2027 (el resto de obligados entra el 1 de julio). Desde ese día, el sistema con el que expide sus facturas tiene que generar por cada una un registro de facturación con huella, encadenado con el anterior, y poner el QR en la factura. Su programa no lo hace ni lo va a hacer. Las fechas completas están en el calendario de VeriFactu.
Quién tiene que cumplir: el que expide
La pregunta que Elena se hace primero es si tiene que tirar el programa. La respuesta está en el Real Decreto 1007/2023. La obligación no recae sobre cualquier programa de la empresa, sino sobre el sistema informático de facturación: el que expide la factura y genera su registro. El reglamento y las preguntas frecuentes de la AEAT definen ese sistema como el que se usa para expedir facturas. Un programa que solo prepara los datos, sin expedir la factura, no es el que tiene que generar el registro.
Eso abre una salida: que el programa de gestión siga preparando cada factura y que la expida otro sistema que sí cumple. La condición es estricta. La factura se expide en el momento en que ese segundo sistema genera el registro, así que todas las facturas de la empresa tienen que pasar por él. Si el programa antiguo sigue sacando alguna factura por su cuenta, aunque sea una, esa factura sale sin registro, y tener un sistema que no cumple se sanciona con 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria). Qué exige el registro, en qué es VeriFactu.
La API: el programa prepara, otro sistema expide
Elena contrata Faxtal en el plan Pro, que incluye la API y el servidor MCP (también están en Business). La API es una puerta para que otro programa hable con Faxtal sin que nadie teclee: su programa de gestión envía los datos de cada factura y Faxtal la valida, la expide, genera el registro con su huella y su QR y lo remite a la AEAT. De vuelta, el programa recibe la factura expedida. El programador que mantiene el sistema a medida hace la integración: es un trabajo técnico, y conviene saberlo antes de empezar.
El flujo diario de la distribuidora queda así. El comercial cierra el pedido, el almacén prepara el albarán y, al facturar, el programa de siempre arma la factura con los precios y los descuentos de cada cliente. En ese momento la envía por la API y la factura nace allí, con el registro. Lo demás no cambia: el almacén, los pedidos y las tarifas siguen donde estaban. Faxtal no lleva almacén ni contabilidad de partida doble, así que tampoco podría sustituirlo.
Hay dos detalles que Elena tiene que decidir con el programador.
Quién numera. Puede dejar que numere el sistema que expide o seguir con la numeración del programa antiguo, V26-000873 y siguientes. Si numera el programa, la factura se expide con ese número siempre que la serie lo admita: el número tiene que encajar con el formato de la serie y no puede estar usado por otra factura de la empresa. La correlatividad pasa a ser responsabilidad de quien pone el número. Si el programa se salta uno, el hueco queda en la serie. Los errores que eso provoca están en numeración y series de facturas.
La fecha. La factura se expide cuando se genera el registro, así que la fecha de expedición es la de ese día. Si el programa acumula facturas y las envía el lunes, se expiden el lunes. Para un cliente empresario, el plazo sigue siendo antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
Quién se la manda al cliente. La factura que llega al cliente tiene que llevar el QR. Si la imprimía el programa antiguo, ahora tendría que pintarlo. Lo más sencillo es que la envíe el sistema que la expide, por email y con su PDF. Elena elige eso.
El servidor MCP: el asistente de IA que ya usas
La segunda parte del caso no la busca Elena, sino Íñigo, el responsable de administración. Íñigo usa a diario un asistente de IA para redactar correos y repasar hojas de cálculo. Con el servidor MCP, ese mismo asistente puede trabajar con Faxtal: consultar facturas, preparar un borrador, emitir, rectificar o anular, siempre dentro de los permisos de la clave que Elena le da. El asistente es el de Íñigo, no uno de Faxtal. Faxtal no elige el modelo ni lo paga: pone las herramientas, y el asistente que el cliente ya tiene las usa.
Un martes de enero, un cliente reclama que la factura V27-000112 lleva un descuento del 3 % en vez del 5 % pactado. Íñigo se lo dice al asistente con esas palabras. El asistente localiza la factura, calcula la diferencia sobre la base de 6.200 €, 124 € más 26,04 € de IVA, y prepara una rectificativa por diferencias de −150,04 €. Antes de emitirla, se la enseña.
Íñigo confirma la emisión y, después, el envío. La rectificativa se expide con su número en la serie de rectificativas y su propio registro, enlazado al de la original. El cliente la recibe por email esa misma mañana.
Qué no cambia
El programa de gestión deja de expedir, pero no deja de trabajar. Sigue calculando precios, controlando el stock y preparando cada factura. Lo único que pierde es la última pulsación: la que convertía los datos en una factura.
Tampoco cambian las obligaciones de Elena. La factura sigue necesitando sus datos obligatorios, la serie de rectificativas sigue siendo aparte y los plazos de expedición son los mismos. Lo que añade el sistema que expide es lo que el reglamento pide al emitir: el registro con huella y encadenamiento, el QR y su envío a la AEAT. Cómo se forma ese registro, en registro de facturación, QR y huella.
Y hay una cosa que no resuelve ninguna integración. Si alguien de la empresa sigue emitiendo una factura desde el programa antiguo por costumbre, esa factura no tiene registro. Elena retira ese permiso a todos los usuarios el 31 de diciembre de 2026.
La cuenta de Elena
La integración queda probada antes de Navidad, con margen para corregir lo que no cuadre en número, fecha o totales. El lunes 4 de enero de 2027 la distribuidora emite su primera factura del año con registro. El programa a medida, el que nadie quería cambiar, sigue en su sitio.
Si estás en la misma situación, los pasos previos están en cómo adaptarse a VeriFactu. Esto es orientación general, no asesoramiento fiscal ni técnico: la integración la decide quien conoce tu programa.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- Orden HAC/1177/2024, especificaciones técnicas (BOE)
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 201 bis (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
- AEAT. Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
- AEAT. Preguntas frecuentes: cuestiones generales, conceptos y definiciones
