Numeración de facturas: cinco errores que VeriFactu delata
La regla es una línea del reglamento: correlativa dentro de cada serie. Los errores son siempre los mismos cinco, y con el registro encadenado ya no se tapan.
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Borrar la factura 37 y reutilizar su número era, hasta ahora, un arreglo que no se veía. El cliente recibía la buena, la mala desaparecía del programa y la serie seguía limpia. Con VeriFactu ese arreglo deja huella: la factura 37 original ya generó su registro, encadenado con el anterior y con el siguiente, y no hay forma de hacerlo desaparecer sin que la cadena lo cuente.
La regla de fondo cabe en una línea del artículo 6.1.a) del Reglamento de facturación (RD 1619/2012): «la numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa». No impone formato. 2026/001, F-2026-001 o A0001 valen igual. Tampoco obliga a usar series, salvo en unos pocos casos. Lo que exige es que, dentro de cada serie, no falten números ni se repitan.
Las fechas que lo cambian todo: el 1 de enero de 2027 para quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. Desde ese día, tu programa genera un registro por cada factura (RD 1007/2023, artículos 10 y 12). Estos son los cinco errores que ese registro saca a la luz.
1. Borrar una factura y reutilizar su número
Emites la 2026/087 a un cliente equivocado, la borras y vuelves a usar el 087 con los datos buenos. Antes no quedaba rastro. Con VeriFactu, el registro de alta de la primera 087 existe y no se elimina: la AEAT lo dice de forma expresa, los registros de alta se mantienen aunque sean erróneos y los números de las facturas anuladas no se reutilizan.
Lo correcto es generar un registro de anulación vinculado al alta (artículo 11 del RD 1007/2023) y emitir la 2026/088 con los datos buenos. En tus libros aparecerán el alta, su anulación y la nueva alta. Eso no es un defecto: es el reflejo de lo que pasó. Si la operación existió pero llevaba un dato mal, el camino no es anular sino rectificar.
Lo que cuesta. Usar un programa que permita borrar o alterar registros sin dejar rastro se sanciona con 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria). Y dos facturas con el mismo número incumplen los requisitos de facturación: multa del 1 % del importe de las operaciones afectadas (artículo 201.2 LGT).
En Faxtal no hay botón de borrar para una factura emitida. Anular genera el registro de anulación y lo remite a la administración, y el 087 queda consumido. Hay un detalle que conviene saber: si ya le habías mandado la factura al cliente, la anulación no le avisa por ti. Eso lo haces tú.
2. Reiniciar en enero sin el año en el número
Reiniciar la numeración cada 1 de enero es legal y es lo habitual. El error es reiniciar con un 001 a secas. En enero de 2026 tu 001 convive en los libros con el 001 de 2025, el de 2024 y todos los anteriores. Cualquier cruce con un cliente, con el libro registro o con un requerimiento empieza por aclarar de cuál hablas.
Lo que cuesta. Un requerimiento de información que contestar, con el plazo que te fije Hacienda, y el riesgo de que dos números iguales se lean como una serie no correlativa: otra vez el 1 % del artículo 201.2.
El remedio es meter el año en el número (2026/001, F26-001) y no cambiar de criterio a mitad de ejercicio. Si prefieres una numeración continua, sin reinicio, también vale. Lo que no vale es alternar.
3. Meter las rectificativas en la serie normal
El artículo 6.1.a) exige serie propia en cuatro casos: las facturas rectificativas, las expedidas por el destinatario o por un tercero (una serie distinta por cada uno), las de ventas forzosas en procedimientos judiciales o administrativos y algunos supuestos del artículo 84.Uno.2.º g) de la Ley del IVA. Todo lo demás es voluntario: series por establecimiento, por actividad o para las simplificadas.
Con las rectificativas, el síntoma es una 2026/112 entre dos facturas normales. Y cuando una gestoría factura por cuenta de un cliente, cada tercero que expide necesita además su propia serie.
Lo que cuesta. El incumplimiento de un requisito de facturación: 1 % del importe de cada rectificativa mal numerada. Una rectificativa de 1.200 € sale a 12 €. El coste de verdad está en la comprobación: obliga a revisar la serie entera.
Un esquema que funciona para un autónomo con tienda y clientes de empresa: 2026/xxx para las completas, S2026/xxx para las simplificadas y R2026/xxx para las rectificativas. Tres secuencias independientes, cada una correlativa.
4. Rellenar un hueco con una factura de fecha atrasada
Un contador que avanza de más o una plantilla mal configurada dejan un número sin usar. La tentación es emitir después una factura con ese número y fecha anterior para que no se note el hueco. Es el peor arreglo posible: convierte un salto, que es un defecto formal, en una factura con fecha alterada.
Lo que cuesta. Expedir facturas con datos falsos o falseados es infracción muy grave: 75 % del importe de las operaciones (artículo 201.3 LGT). Sobre una factura de 2.000 €, son 1.500 €. Con VeriFactu, además, la fecha y la hora de generación del registro quedan fijadas en la cadena, así que la fecha atrasada se ve.
Lo sensato con un hueco es dejar constancia interna del motivo y la fecha, y seguir la serie. Un salto aislado, documentado y sin patrón no es un indicio de ocultación.
5. Dejar que dos programas numeren la misma serie
El TPV numera los tiques, el programa de gestión numera las facturas y, a veces, los dos tiran del mismo contador. O traes el histórico de otro programa y el nuevo vuelve a empezar por un número que ya existía. El resultado son duplicados que nadie ve hasta que se cruzan los libros.
Lo que cuesta. Cada número repetido es una factura que incumple los requisitos de facturación, con la multa del 1 % del importe. Y a partir de 2027, un registro duplicado o un hueco sin explicar en la cadena es lo primero que salta.
La solución es que cada serie tenga un solo dueño. En Faxtal dos facturas emitidas de una misma empresa no pueden compartir número, aunque estén en series distintas. Si importas facturas antiguas, conservan su número, y al autonumerar el programa salta los que ya están ocupados en lugar de repetirlos. Lo mismo vale para las facturas recurrentes: cada factura que genera una plantilla toma su número de la serie como cualquier otra.
Antes de que la cadena empiece
Revisa ahora tus series: cuántas hay, quién numera cada una y si el año está en el número. En 2027, cada factura que emitas quedará encadenada a la anterior, y la serie que tengas ese día será la que se quede. Cómo se compone cada registro, en registro de facturación, QR y huella; el resto de la obligación, en qué es VeriFactu; y los datos que lleva cada factura, en cómo hacer una factura.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación, artículo 6 (BOE)
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 201 y 201 bis (BOE)
- AEAT. Preguntas frecuentes: registros de facturación de anulación
- AEAT. Preguntas frecuentes: procedimientos de facturación
