Facturas recurrentes: la que se emite sola cada mes

Cada día 1, una academia de inglés con 140 alumnos emite 140 facturas iguales. La academia la dirige Clara en Logroño, cobra 85 € al mes por alumno y hasta el curso pasado preparaba esas facturas a mano: abrir la del mes anterior, cambiar la fecha, guardar, repetir. Ciento cuarenta veces. Era la tarde del día 1 entera, y dos o tres meses al año se colaba un error: un alumno dado de baja que seguía recibiendo factura, o una cuota antigua que nadie había actualizado.

Una factura recurrente es eso mismo hecho con una plantilla: los datos que se repiten se escriben una vez y un calendario decide cuándo se genera cada factura. Esta guía explica qué exige la ley a cada una de esas facturas, cómo se monta la plantilla y qué hay que revisar para que no se repitan los errores de Clara.

Lo que la ley pide a cada factura

La plantilla no es una factura. Lo que genera cada mes sí lo es, y tiene que cumplir todo lo que cumpliría una hecha a mano.

Cada factura es completa por sí misma. Lleva los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012): número, fecha de expedición, datos de las partes, descripción, base, tipo y cuota, o la mención de la exención. Que el contenido se repita no permite abreviarlo.

Cada una lleva su número. La numeración es correlativa dentro de cada serie (artículo 6.1.a). Las recurrentes toman número de la serie como cualquier otra factura: la de enero de un alumno puede ser la 2027/0001 y la de febrero, la 2027/0157. No hace falta una serie aparte, aunque puedes tenerla si te ayuda a ordenar. Cómo organizar las series, en numeración y series de facturas.

Cada una lleva su fecha de expedición. Es el día en que se expide, no el de la plantilla. Si el cliente es un particular, se expide en el momento de la operación; si es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente (artículo 11). En un servicio que se presta de forma continuada, como una cuota mensual, el IVA se devenga cuando la cuota es exigible (artículo 75.Uno.7.º de la Ley del IVA).

Si en un mismo mes haces varias operaciones para el mismo cliente, puedes agruparlas en una factura recapitulativa (artículo 13 del reglamento): como tarde el último día del mes o, con un cliente empresario, antes del día 16 del siguiente. No es lo mismo que una recurrente. La recapitulativa junta lo que pasó en un mes; la recurrente repite lo mismo cada mes.

Los datos de una factura uno a uno están en cómo hacer una factura.

Paso 1: comprueba el volumen antes de empezar

Las facturas recurrentes de Faxtal están en los planes Starter, Pro y Business. Las plantillas no tienen límite propio, pero cada factura que generan cuenta en el volumen de facturas del plan.

En la academia de Clara la cuenta es sencilla: 140 facturas al mes son 1.680 al año. Starter admite 500 al año, así que no le alcanza ni para cuatro meses. Necesita Pro, con facturas ilimitadas, que además incluye la tesorería y las remesas SEPA que va a usar en el paso 5. Un despacho con veinte igualas mensuales, en cambio, genera 240 facturas al año y cabe en Starter con margen para las demás.

Paso 2: los datos que se repiten

La plantilla lleva lo mismo que llevaría la factura: el cliente, las líneas con su descripción, cantidad y precio, el tipo de IVA o la exención, y la retención si toca. El cliente tiene que estar dado de alta con su NIF y su domicilio si es empresario.

Clara crea una plantilla por alumno: «Curso de inglés, nivel B1. Cuota de enero de 2027», 85 €. Las clases de idiomas de una academia privada suelen estar exentas de IVA (artículo 20.Uno.9.º de la Ley del IVA). La de Clara lo está, así que la línea no lleva cuota y la factura cita el precepto de la exención. Por esa misma exención, el reglamento no la obliga a facturar a los alumnos particulares, salvo que se lo pidan para ejercer un derecho tributario (artículos 2.2 y 3.1.a). Clara factura a todos igual: muchas familias se lo piden, y así cada cobro tiene su documento.

Tres plantillas tipo, con sus cuentas:

La retención de la iguala es la de los rendimientos profesionales; la del alquiler, la de los arrendamientos de inmuebles urbanos (artículos 95 y 100 del Reglamento del IRPF). Si la asesora está en sus tres primeros años, aplica el 7 %. Cuál te toca, en retenciones de IRPF.

Paso 3: el calendario

Cada plantilla tiene su calendario, que es lo que decide cuándo se genera cada factura. Clara pone el de todas sus plantillas en el día 1 de cada mes, desde enero de 2027.

El despacho de la asesora pone sus igualas el último día de cada mes, porque factura el trabajo del mes que termina. El propietario del local, el día 1, porque el alquiler se paga por adelantado.

Elige la fecha pensando en el plazo de expedición, no en tu comodidad. Para un particular, la factura se expide con la operación. Para un cliente empresa tienes hasta el día 16 del mes siguiente, pero si la cuota se cobra por adelantado, lo razonable es que la factura salga antes del cobro, no después.

Paso 4: borrador o emitida y enviada

Al montar la plantilla decides qué hace cada factura cuando llega su fecha.

Como borrador. La factura se genera y espera a que la revises. Cuando la emites, recibe su número, su fecha de expedición y su registro de facturación. Va bien cuando el importe cambia de un mes a otro, por ejemplo una iguala que suma las horas extra del mes, o cuando quieres mirar cada factura antes de que salga.

Emitida y enviada. La factura se emite y se manda al cliente sin que intervengas. Va bien cuando el importe es fijo y no hay nada que revisar, como la cuota de un alumno o un alquiler.

Hay una diferencia práctica. En un borrador, la fecha de expedición es la del día en que lo emites, no la del día en que se generó. Si dejas los borradores del día 1 hasta el 10, se expiden el 10.

Paso 5: si cobras por domiciliación

Una cuota mensual se presta a cobrarse por adeudo SEPA, y en Faxtal la plantilla puede llevar el mandato SEPA activo del cliente. Así, cada factura sale con su vencimiento domiciliado, el IBAN del alumno y la referencia del mandato, y el PDF incluye el aviso previo del cargo: la fecha prevista, el mandato y el acreedor. Después preparas la remesa con los recibos del mes y la mandas al banco en un solo fichero. Los mandatos y las remesas SEPA están en los planes Pro y Business.

Si al llegar la fecha el mandato de un alumno ya no está activo, por ejemplo porque caducó tras 36 meses sin cobros, esa factura no se genera y la plantilla queda en pausa hasta que le asignes otro mandato. Es intencionado: lo contrario sería emitir en silencio una factura con otra forma de cobro. Para Clara significa que un día 1 puede tener 139 facturas en lugar de 140, y tiene que mirar cuál falta.

Cómo funcionan el mandato, la remesa y las devoluciones, en domiciliación SEPA.

Paso 6: un primer ciclo completo, con números

Enero de 2027 en la academia de Clara:

Las dos devoluciones no tocan las facturas: siguen emitidas, y Clara reclama esos 170 € por otra vía. La factura número 140 sale ese mismo día, a mano, cuando Clara ve que falta. Saber qué está cobrado y qué no, sin repasar el extracto a mano, es lo que cubre la conciliación bancaria. Al cerrar el año, las facturas recurrentes de la academia habrán consumido unas 1.680 del volumen del plan.

Lo que hay que revisar antes de cada ciclo

Las bajas. Un alumno que se va en diciembre y cuya plantilla sigue activa recibe la factura de enero. Si sale emitida, ya no se borra: tienes que anularla. Revisa las bajas antes de la fecha del calendario, no después.

Los precios. Si subes la cuota en septiembre, cambia el precio en las plantillas antes del día 1. En Faxtal, al actualizar el precio de las recurrentes puedes marcar que se actualice también el precio del producto en tu catálogo, para que las facturas sueltas salgan con el mismo importe.

Las plantillas en pausa. Cuenta las facturas generadas contra las plantillas activas. Si no coinciden, alguna está en pausa por un mandato y esa factura no ha salido.

Los errores en una factura ya emitida. Una cuota mal calculada no se corrige editando la plantilla, que solo cambia las siguientes. La factura emitida se corrige con una rectificativa.

Los datos del cliente. Si una empresa cambia de domicilio o de razón social, actualiza su ficha antes del siguiente ciclo. Una factura con el domicilio antiguo incumple el artículo 6 y obliga a una rectificativa, y con veinte igualas son veinte rectificativas.

El volumen. Si añades plantillas a mitad de año, recalcula cuántas facturas vas a generar hasta diciembre.

La tarde del día 1

El primer día 1 con plantillas, Clara dedicó diez minutos a comprobar que había 139 facturas y a escribir al alumno del mandato caducado. Lo demás lo había decidido en diciembre: qué se factura, a quién, cuándo y cómo se cobra. Esa es la parte que no se automatiza, y la que conviene revisar cada vez que cambia algo en el negocio.

Fuentes

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación, artículos 2, 3, 6, 11 y 13 (BOE)
• Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido, artículos 20 y 75 (BOE)
• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, artículos 95 y 100 (BOE)
• Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE)