Conciliación bancaria sin repasar el extracto línea a línea
Una administrativa, un extracto de 212 movimientos y 60 facturas por cobrar. Cómo llega al cierre de mes sabiendo qué ha entrado, y por qué la fecha de cada cobro importa.
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Último día del mes: el extracto tiene 212 movimientos y Carmen necesita saber cuáles de sus 60 facturas pendientes ya están cobradas. Carmen lleva la administración de una distribuidora de material de hostelería en Valladolid, con nueve empleados y unos 180 clientes, casi todos bares y restaurantes que pagan por transferencia cuando pueden. Hasta septiembre hacía el cierre con el PDF del banco en una pantalla y el listado de facturas en la otra, marcando con un rotulador. Le llevaba la tarde entera del día 30 y parte de la mañana del 1.
El problema no es solo el tiempo. Si no sabe qué está cobrado, no sabe qué reclamar, y el lunes llama a un cliente que ya le había pagado. En agosto le pasó dos veces, con dos de sus mejores clientes, y uno de ellos se lo recordó al hacer el siguiente pedido.
Lo que hay que cruzar
Conciliar es emparejar cada movimiento del banco con lo que lo explica. Un ingreso de 726 € es la factura 2026-0412 de un restaurante de la plaza Mayor, o no es nada. En el extracto de Carmen hay de todo: 74 ingresos de clientes, 131 pagos a proveedores, nóminas, impuestos y cuotas, y 7 comisiones y apuntes del propio banco.
Los ingresos son lo que le preocupa. Los 74 tienen que acabar casados con alguna de las 60 facturas pendientes, o con varias, o con ninguna si son otra cosa.
El fichero, no el PDF
La distribuidora trabaja con Faxtal en el plan Pro, que es donde está la tesorería (también en Business). Lo primero que hizo Carmen fue dar de alta la cuenta de la empresa. Lo segundo, cambiar lo que descarga del banco: ya no el PDF, sino el fichero de movimientos. Faxtal importa extractos en OFX, MT940 y CSV, que son los formatos que exportan casi todos los bancos españoles; el QIF no lo lee, y el Cuaderno 43 no es la vía de entrada. Su banco ofrecía los tres primeros y eligió OFX.
Hoy el extracto se importa: no hay una conexión que lo traiga solo. Carmen lo descarga el último día del mes, lo sube, y los 212 movimientos aparecen en la cuenta.
Las facturas ya estaban dentro. Cada factura emitida con sus vencimientos deja en tesorería un cobro pendiente por cuota, con su fecha e importe. Una factura a 30 y 60 días son dos cobros pendientes, no uno.
Las sugerencias
Con los movimientos importados, el emparejamiento automático propone qué factura corresponde a cada ingreso. Propone, y nada más. En Faxtal la confirmación es siempre de una persona. Un movimiento no queda conciliado porque el programa crea que lo está, y una factura no pasa a cobrada sin que alguien lo haya aceptado.
De los 74 ingresos de ese mes, el sistema traía sugerencia para 61. De esas, 49 venían marcadas de alta confianza. Carmen las revisó por encima, con la lista ordenada por importe, y las aceptó con la confirmación en bloque: 49 cobros anotados en un clic.
Las 12 sugerencias restantes las miró una a una. Diez eran correctas. Dos no: un bar había pagado 484 € y el sistema le proponía una factura de 484 € de otro cliente con un nombre parecido. Las rechazó, buscó la factura buena y la emparejó a mano.
Quedaban 13 ingresos sin sugerencia. Tres eran devoluciones de proveedores y uno el reintegro de un siniestro del seguro, que no tienen factura emitida detrás y se quedan como movimientos sin factura. Cinco eran pagos parciales: un restaurante que había transferido 1.000 € de una factura de 2.420 €. Ese cobro se anota por lo que ha entrado y la factura queda con 1.420 € pendientes, que siguen en la lista. Los otros cuatro eran clientes que pagaban dos facturas con una sola transferencia; Carmen anotó cada cobro en su factura con la fecha del movimiento.
Cerró a las 13:10 del día 1, con los 74 ingresos explicados. El mes anterior había terminado a las 11 de la noche del día 30.
La fecha que se queda
Hay una cosa que Carmen no tiene que hacer y que antes hacía mal: decidir la fecha de cada cobro. Cuando confirma una sugerencia, el cobro queda fechado con la fecha valor del movimiento, y si el fichero no la trae, con la de operación. No con el día en que ella pulsa el botón.
Parece un detalle hasta que llega fin de trimestre. Un cliente ordenó una transferencia de 2.178 € el 30 de septiembre y el banco la abonó con fecha valor 1 de octubre. Ese cobro es del cuarto trimestre. Para la distribuidora no cambia nada en el IVA, porque tributa en el régimen general y declara al facturar. Si estuviera en el criterio de caja, que declara el IVA al cobrar, ese día de diferencia movería los 378 € de cuota de un 303 al siguiente, y una fecha puesta a mano «a ojo» acabaría en el trimestre equivocado. En ese régimen, además, los libros registro llevan la fecha y el medio de cada cobro.
Lo que no hace
Faxtal no lleva contabilidad de partida doble. Las comisiones del banco, las nóminas o el cargo de la Seguridad Social están en el extracto, pero no tienen factura con la que casarse, y no generan asientos. El programa contable de la gestoría sigue recibiendo lo suyo.
Tampoco decide por ella. El caso del bar con el nombre parecido es el motivo de que la confirmación no sea automática: un emparejamiento que se equivoca en silencio es peor que uno que no se hace, porque deja una factura como cobrada y a un cliente sin reclamar.
Lo que hace después con la lista
Con los cobros al día, las facturas que siguen pendientes pasada su fecha son las que hay que reclamar, y Carmen las tiene en una lista sin cruzar nada a mano. Ese mes eran once. Las de más de 30 días entraron en el calendario de reclamación con el recordatorio de la primera semana. Las demás, con una llamada.
El saldo real de la cuenta, lo que queda por cobrar y lo que queda por pagar son también la base de su previsión de tesorería a trece semanas, que hace los lunes en una hoja aparte.
Y en la reunión de octubre propuso otra cosa: que los 22 clientes que compran lo mismo cada mes pasen a pagar por domiciliación SEPA. Con una remesa, la fecha de cobro la pone la distribuidora y no el cliente, y cuando la remesa se marca como cobrada, cada recibo queda anotado con la fecha de ejecución. Son 22 ingresos al mes que dejarían de llegar sueltos al extracto.
