Previsión de tesorería: rentable no significa con caja
La cuenta de resultados dice que ganas dinero; el banco, que el día 30 no llegas. Por qué pasa y por qué la respuesta es una tabla de trece columnas.
Revisado el 6 min de lectura
Ganar dinero y tener dinero son cosas distintas, y solo la segunda paga las nóminas del día 30. La mayoría de los negocios que cierran por falta de liquidez no eran ruinosos. Eran rentables, vendían y tenían clientes. Se quedaron sin caja una semana concreta y nadie la había visto venir.
El sector suele contarlo al revés: se habla de márgenes y de captar clientes, y la tesorería queda para fin de mes. Pero el margen se mide en la cuenta de resultados y la supervivencia se mide en el extracto. Un negocio puede cerrar el año con beneficio y no haber llegado nunca a ese 31 de diciembre.
Cuatro razones por las que el beneficio no está en la cuenta
La primera es el desfase de cobro. Facturas en enero y cobras a 60 días. A tus proveedores les pagas a 30, y a Hacienda el 20 de abril. El beneficio existe en enero; el dinero, en marzo.
La segunda es el crecimiento. Cuanto más vendes, más compras y más adelantas antes de cobrar. Crecer consume caja antes de generarla, y por eso hay empresas que se hunden en su mejor año.
La tercera es la más incómoda: los impuestos no son un gasto, son un depósito. El IVA que cobras a tus clientes no es tuyo. Si lo usas para pagar al proveedor, en abril estarás financiando a Hacienda con dinero que ya no tienes. Lo mismo pasa con las retenciones que practicas y con el pago fraccionado del modelo 130, que es el 20 % del rendimiento neto acumulado del año menos lo ya ingresado y las retenciones soportadas.
La cuarta son los picos previsibles que aun así sorprenden: agosto, la paga extra, el seguro anual.
Trece semanas, no doce meses
La herramienta que lo resuelve no es un programa de contabilidad. Tampoco es Faxtal ni ningún otro programa de facturación: es una tabla con una columna por semana y dos bloques, lo que entra y lo que sale, con la fecha en la que esperas que ocurra cada movimiento. No lleva amortizaciones ni devengos. Solo dinero.
El horizonte útil son trece semanas porque cubren un trimestre completo, que es el ritmo del IVA y del IRPF. Más allá de tres meses una previsión semanal deja de ser fiable, y para eso ya está el presupuesto anual.
Imagina una pyme de servicios que empieza la semana con 12.400 € en la cuenta. Cobra 6.000 €, paga 3.100 € a proveedores, 4.800 € de nóminas y Seguridad Social, 1.100 € de alquiler y suministros y 250 € del leasing: cierra la semana con 9.150 €. Tres semanas después, con las nóminas otra vez en la columna, baja a 8.050 €, justo en el colchón de 8.000 € que se había fijado. Un solo impago de 4.000 € rompe ese colchón. Con la tabla delante, lo sabe tres semanas antes y puede adelantar un cobro, aplazar un pago o preparar la póliza. Sin la tabla, se entera el día 28.
Hay tres reglas que hacen que funcione. Se apunta la fecha de cobro esperada, no la de la factura: si un cliente paga a 60 días y siempre se retrasa una semana, son 67. Se fija un colchón mínimo, entre uno y tres meses de gastos fijos según lo estacional que sea el negocio, y se actúa el día que la previsión lo cruza. Y se corrige cada semana, el mismo día, comparando lo previsto con lo real. En un mes sabes qué clientes cumplen.
La tabla se trabaja con importes con IVA, siempre. En la cuenta entra el total de la factura, no la base.
El dato que más caja mueve
El periodo medio de cobro, o DSO, mide cuántos días tardas en cobrar. Se calcula dividiendo el saldo medio de clientes entre las ventas del periodo y multiplicando por los días del periodo. Con 42.000 € de saldo medio y 90.000 € de ventas en un trimestre de 90 días, salen 42 días.
Si facturas 360.000 € al año, cada día de DSO son unos 1.000 € parados en la calle. Bajar de 42 a 32 días devuelve 10.000 € de caja sin vender una factura más ni pedir un euro al banco. Las palancas son conocidas y casi todas baratas: facturar el mismo día de la entrega y no a fin de mes, poner el vencimiento y la cuenta bien visibles en la factura, recordar el pago a los pocos días del vencimiento, pedir anticipo en los proyectos largos y, con los clientes que pagan cada mes lo mismo, cobrar por domiciliación, donde la fecha de cobro la pones tú.
El plazo legal máximo entre empresas es de 60 días naturales y los intereses de demora corren solos desde el vencimiento. Si tienes facturas vencidas, reclámalas con calendario antes de darlas por perdidas, y si ya no hay nada que hacer, al menos recupera el IVA.
La previsión se sostiene si no hay que teclearla
Toda previsión muere el día que da pereza actualizarla, y lo que da pereza es transcribir. El saldo inicial de cada semana sale del banco; los cobros esperados, de las facturas emitidas con sus vencimientos; los pagos, de las recibidas.
En Faxtal, con el plan Pro o Business, cada factura emitida con vencimientos deja un cobro pendiente por cuota con su fecha, y las recibidas, sus pagos. Hoy el extracto se importa: descargas el fichero del banco en OFX, MT940 o CSV y la conciliación bancaria te sugiere qué movimiento corresponde a qué factura. La confirmación es siempre tuya, y al confirmarla el cobro queda fechado con la fecha valor del movimiento. Las recibidas se dan de alta desde una foto o un PDF, y la lectura con IA rellena proveedor, base, cuota y total para que tú lo revises.
Lo que Faxtal no hace es la previsión. Te da el saldo real, lo pendiente y la vista de caja; la columna de lo que esperas la decides tú, con lo que sabes de cada cliente.
Apartar lo que no es tuyo
El dinero de Hacienda y de la Seguridad Social no debería estar en la cuenta operativa. Abre una segunda cuenta y mueve allí el IVA cobrado, las retenciones que practicas y el porcentaje del 130 el mismo día que cobras. El 303 y el 130 se pagan del 1 al 20 de abril, julio y octubre y del 1 al 30 de enero. Los modelos 111 y 115 van en los mismos plazos. La cuota de autónomos se carga el último día hábil de cada mes y se regulariza después según tus rendimientos reales: si vas a cerrar el año muy por encima de lo previsto, ajusta la base antes.
Si el desfase entre facturar y cobrar es estructural, existe otra salida: el criterio de caja del IVA, que retrasa el ingreso del IVA hasta que cobras. No sirve para todo el mundo, pero para quien factura a 90 días cambia el trimestre.
Las señales que se ven con ocho semanas de margen
El DSO sube dos trimestres seguidos. Un solo cliente supone más del 30 % de la facturación y su retraso es tu crisis. Pagas el IVA con la póliza de crédito. El saldo previsto toca el colchón en más de dos de las trece semanas. Las ventas suben y la caja baja.
Ninguna de estas señales es grave si la ves con dos meses de margen. Todas lo son si la ves el mismo día. Esa es la tesis entera: la rentabilidad se analiza una vez al año, y la caja se mira cada lunes.
