Criterio de caja: no adelantes el IVA que no has cobrado
Una fotógrafa que factura a noventa días deja de pagar el IVA antes de cobrarlo. Lo que gana, lo que tiene que registrar y lo que nota su cliente.
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En septiembre, Nuria facturó 6.000 € más IVA a una cadena hotelera que paga a noventa días, y el 20 de octubre tuvo que ingresar 1.260 € que aún no había cobrado. Nuria es fotógrafa de interiorismo en Valencia y trabaja como autónoma. No era la primera vez. Con clientes grandes, el IVA de un trimestre le sale casi siempre de sus ahorros y vuelve a su cuenta tres meses después.
Su asesor le habló del criterio de caja.
Qué cambia: el IVA sigue al dinero
El régimen especial del criterio de caja es voluntario y cambia el momento en que se devenga el IVA. En el régimen general, el IVA de una factura se declara en el trimestre en que haces la operación, la cobres o no. Con el criterio de caja se declara cuando cobras. Funciona igual con las compras: el IVA soportado se deduce cuando pagas, no cuando recibes la factura.
Hay un límite. Si el cobro no llega, el IVA se devenga igualmente el 31 de diciembre del año siguiente al de la operación. Lo regulan los artículos 163 decies a 163 sexiesdecies de la Ley del IVA y los artículos 61 septies a 61 undecies de su reglamento.
Con el criterio de caja, aquella factura de septiembre no habría entrado en el 303 del tercer trimestre. Habría entrado en el del trimestre en que la cadena pagara.
Puede aplicarlo, pero no este año
Nuria cumple los requisitos. Su volumen de operaciones del año anterior no llegó a 2.000.000 €, y no cobra en efectivo más de 100.000 € de ningún cliente al año. Superar cualquiera de esos dos límites saca a una empresa del régimen a partir del año siguiente.
La opción no se ejerce en cualquier momento. Se hace en la declaración censal de inicio de actividad o durante el mes de diciembre anterior al año en que debe surtir efecto. Nuria no puede aplicarlo a lo que factura en 2026. Si presenta el modelo 036 en diciembre de 2026, el régimen se le aplica desde el 1 de enero de 2027 y se prorroga solo cada año.
Hay tres cosas que su asesor le deja claras antes de firmar:
- No se elige factura a factura. El régimen alcanza a todas sus operaciones, salvo las que la ley excluye: exportaciones, entregas intracomunitarias, adquisiciones intracomunitarias, operaciones con inversión del sujeto pasivo, importaciones, autoconsumos y las de otros regímenes especiales como el recargo de equivalencia o el simplificado.
- La renuncia dura tres años como mínimo. Si renuncia, lo comunica en diciembre con efecto el año siguiente.
- Lo emitido en el régimen sigue en el régimen. Si un día sale de él, las facturas que emitió mientras estaba dentro se siguen declarando al cobrarse.
En Faxtal, Nuria indica en la configuración de la empresa en qué ejercicios está acogida. A partir de ahí, cada factura que entra en el régimen lleva la clave y la mención obligatoria «Régimen especial del criterio de caja» sin que ella elija nada, y las operaciones excluidas quedan fuera solas.
2027, factura a factura
Un cobro completo. En marzo factura un reportaje de 4.000 € más 840 € de IVA. El hotel paga el 15 de junio. Esos 840 € no van al 303 del primer trimestre, sino al del segundo, que se presenta hasta el 20 de julio.
Un cobro parcial. En mayo factura 10.000 € más 2.100 € de IVA: 12.100 € en total. En julio recibe 6.050 €, la mitad. Se devenga la mitad del IVA, 1.050 €, en el tercer trimestre. La otra mitad, cuando llegue el resto. La proporción se aplica igual a la base y a la cuota de cada tipo.
Un cliente que no paga. En noviembre factura 2.000 € más 420 € de IVA a una agencia que deja de contestar. Esos 420 € no se devengan en 2027. Si el 31 de diciembre de 2028 siguen sin cobrarse, se devengan ese día y entran en el 303 del cuarto trimestre de 2028. El régimen retrasa el IVA, pero no lo perdona.
Sus compras. El IVA de lo que compra a sus proveedores se deduce cuando lo paga. Si en febrero recibe la factura de un objetivo y lo paga en abril, deduce ese IVA en el segundo trimestre.
Lo que nota su cliente
La cadena hotelera no está en el régimen, pero le afecta. Quien recibe una factura con la mención del criterio de caja solo puede deducir ese IVA cuando la paga, o el 31 de diciembre del año siguiente si no la paga. Para un departamento de cuentas a pagar es un control más, y algunos lo preguntan antes de dar de alta a un proveedor. Nuria lo comenta con sus tres clientes grandes antes de diciembre. Ninguno pone pegas, pero uno le pide que la mención vaya bien visible.
Lo mismo ocurre al revés. Si Nuria recibe facturas de un proveedor acogido, deduce ese IVA cuando le paga, aunque ella no estuviera en el régimen. Faxtal lo tiene en cuenta si la factura recibida trae la clave del régimen, si detecta la mención al leerla o importarla, o si marcas al proveedor como acogido en su ficha.
Lo que tiene que llevar en regla
La factura lleva la mención «Régimen especial del criterio de caja», también si es simplificada. Si el cliente es empresario o profesional, se expide antes del día 16 del mes siguiente a la operación.
Los libros registro recogen la fecha y el importe de cada cobro, con la cuenta bancaria o el medio usado. En las recibidas, la fecha y el importe de cada pago con su medio. Esto lo tiene que llevar también quien recibe facturas de un proveedor acogido.
El 303 lleva la marca del régimen y las casillas informativas 62-63 y 74-75. El 390 tiene casillas propias. El 347 declara estas operaciones aparte y por los dos criterios de devengo. Quien está en el SII comunica además cada cobro y cada pago en cuatro días.
Faxtal avisa cuando una empresa acogida se acerca a los 2.000.000 € de volumen, a los 100.000 € cobrados en efectivo de un mismo cliente o a un 31 de diciembre con IVA pendiente. Hay dos cosas que no hace. Una empresa acogida no puede emitir facturas en el régimen de bienes usados ni en el de agencias de viajes: el sistema las rechaza, porque no hay forma de declarar las dos claves a la vez. Y hoy cubre el criterio de caja del IVA de territorio común; el del IGIC y el de los territorios forales todavía no están completos.
No es el criterio de caja del IRPF
Nuria también tributa por IRPF, y ahí existe otra opción con un nombre parecido: imputar ingresos y gastos por cobros y pagos en lugar de por devengo. Es independiente de esta, se opta en la declaración de la renta y no tiene límite del 31 de diciembre. Puede tener una, la otra, las dos o ninguna. Lo explicamos en criterio de cobros y pagos del IRPF.
La cuenta de Nuria
En 2026, el IVA de la factura de septiembre le costó tres meses de caja. En 2027 no adelanta nada a Hacienda que no haya cobrado antes. A cambio, registra la fecha de cada cobro y avisa a sus clientes de que deducirán el IVA cuando le paguen. Si quieres que el régimen se te aplique desde enero, la opción se presenta en diciembre. Esto es orientación general, no asesoramiento fiscal: si dudas de si te conviene, consúltalo con tu asesor antes de que acabe el mes.
Fuentes
- Ley 37/1992 del IVA, artículos 163 decies a 163 sexiesdecies (BOE)
- Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA, artículos 61 septies a 61 undecies (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación, artículos 6.1.p) y 7.1.i) (BOE)
- AEAT — Criterio de caja: a quién se aplica
- AEAT — Criterio de caja: obligaciones formales
