Libro registro de facturas: lo primero que pide Hacienda
Expedidas, recibidas, bienes de inversión y alguno más según tu régimen. Qué libro te toca, qué lleva cada columna y cómo se convierte en un 303 sin rehacer nada.
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De tres libros salen el 303, el 130 y todos los informativos, y son lo primero que pide Hacienda en una comprobación. El de facturas expedidas, el de recibidas y el de bienes de inversión. No hay que legalizarlos ni presentarlos: basta con que estén completos, ordenados por fecha y disponibles cuando te los pidan.
Esta guía va en cuatro pasos: qué libros te tocan, qué lleva cada uno, hasta cuándo puedes anotar y cómo se convierten en tus modelos. Al final, un trimestre completo.
Paso 1: averigua qué libros te tocan
Depende del impuesto y del régimen. Los libros del IVA y los del IRPF no son los mismos, aunque se alimenten de las mismas facturas: cambian las columnas y la finalidad. La Orden HAC/773/2019 permite llevarlos de forma compatible para no duplicar trabajo.
| Situación | Libros de IVA | Libros de IRPF o contabilidad |
|---|---|---|
| Autónomo empresarial en estimación directa | Expedidas, recibidas, bienes de inversión, determinadas operaciones intracomunitarias | Ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión |
| Autónomo profesional en estimación directa | Los mismos | Ingresos, gastos, bienes de inversión, provisiones de fondos y suplidos |
| Autónomo en módulos | Recibidas; expedidas si emites factura | Bienes de inversión si amortizas; ventas e ingresos si el rendimiento depende del volumen |
| Recargo de equivalencia | Sin obligación general de libros de IVA por esas operaciones | Según su régimen de IRPF |
| Sociedad mercantil | Expedidas, recibidas, bienes de inversión, operaciones intracomunitarias | Contabilidad del Código de Comercio (diario, inventarios y cuentas anuales), legalizada en el Registro Mercantil |
| Obligado al SII | Los mismos libros, llevados en la sede de la AEAT | Según su forma jurídica |
Los libros de IVA están regulados en los artículos 62 a 70 del Reglamento del IVA. Los de IRPF, en la Orden HAC/773/2019.
Si eres una sociedad, los libros del IVA no sustituyen a la contabilidad mercantil. Faxtal genera los libros registro del IVA a partir de tus facturas, pero no lleva contabilidad de partida doble: el diario y las cuentas anuales siguen saliendo de tu programa contable o de tu asesoría.
Paso 2: rellena cada columna
Libro de facturas expedidas
Todas las facturas que emites, completas y simplificadas, y las rectificativas. Según el artículo 63 del Reglamento del IVA:
- Número y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta.
- Nombre o razón social y NIF del destinatario.
- Base imponible.
- Tipo impositivo y cuota repercutida.
- Si procede: exención, inversión del sujeto pasivo, régimen especial o que se trata de una rectificativa.
Las facturas simplificadas correlativas del mismo día pueden ir en un asiento resumen, con el primer y el último número y el total por tipo.
Libro de facturas recibidas
Todas las facturas y documentos que justifican IVA soportado: compras, gastos, importaciones con su DUA y autofacturas de inversión del sujeto pasivo. Según el artículo 64:
- Número de recepción, correlativo y tuyo. No es el número que puso el proveedor.
- Número y serie de la factura del proveedor.
- Fecha de expedición y fecha de la operación.
- Nombre o razón social y NIF del emisor.
- Base imponible, tipo y cuota soportada.
- Cuota deducible, cuando no coincide con la soportada por prorrata o afectación parcial.
Una factura recibida que no llega a anotarse suele acabar siendo un gasto que no te deduces. Qué gastos se pueden deducir y con qué papel, en gastos deducibles del autónomo.
En Faxtal, una recibida se anota en cuanto la guardas. Con los planes Pro y Business puedes darla de alta desde una foto o un PDF: la lectura rellena proveedor, base, cuota y total, y tú lo revisas antes de guardar. Lo que conviene mirar en esa revisión está en facturas recibidas con IA. Si guardas una recibida con errores de validación, por ejemplo una cuota que no cuadra con la base, la ves en el libro y en los informes, pero queda fuera de los modelos hasta que la corriges.
Libro de bienes de inversión
En IVA solo lo llevan quienes tengan que regularizar deducciones de bienes de inversión, es decir, quienes aplican prorrata o cambian el destino del bien (artículo 65). Son bienes de inversión los de más de 3.005,06 €. En el IRPF, en cambio, lo llevas siempre que amortices.
Por cada bien: documento de compra y fecha de puesta en funcionamiento, descripción y proveedor, valor de adquisición y valor amortizable, método y porcentaje de amortización, cuota anual y acumulada, prorrata definitiva y regularizaciones, y la baja con su fecha y su motivo.
La regularización dura cuatro años, y nueve en terrenos y edificios. Ese calendario también decide cuánto guardas la factura de compra, como vimos en conservación de facturas.
Los otros dos
El de determinadas operaciones intracomunitarias (artículo 66) es un conjunto cerrado: envíos y recepciones de bienes para trabajos, informes periciales o transferencias sin cambio de propiedad. Tus ventas a la UE de siempre van en el de expedidas.
El de provisiones de fondos y suplidos es solo para profesionales en el IRPF: número correlativo, naturaleza, fecha, importe y pagador o perceptor. Evita que un suplido acabe tratado como ingreso.
Paso 3: respeta los plazos de anotación
| Régimen | Plazo para anotar |
|---|---|
| Libros de IVA, régimen general | Antes de que acabe el plazo de la autoliquidación del periodo (artículo 69 del Reglamento del IVA) |
| Facturas recibidas | En el periodo en que ejerces el derecho a deducir |
| Libros de IRPF | Antes de que acabe el plazo del pago fraccionado correspondiente (Orden HAC/773/2019) |
| SII, expedidas | 4 días hábiles desde la expedición, y siempre antes del día 16 del mes siguiente |
| SII, recibidas | 4 días hábiles desde el registro contable, con el mismo límite del día 16 |
| SII, bienes de inversión | Hasta el plazo de la última autoliquidación del año |
En régimen general no tienes que anotar cada factura el día que llega. Tienes una fecha límite por periodo. Aun así, anotar según entra evita perder facturas de proveedores y descubrir el 18 de abril que faltan tres semanas de papeles.
Paso 4: saca los modelos de los libros
El 303 es la suma de tus libros del periodo. El IVA devengado sale del libro de expedidas, agrupado por tipo. El deducible, del de recibidas, separando operaciones corrientes, bienes de inversión, adquisiciones intracomunitarias e importaciones. Con los libros al día, el modelo se rellena solo; sin ellos, a ojo, que es donde nacen los descuadres. Para los pagos a cuenta del IRPF funciona igual con los libros de ingresos y gastos: modelo 130.
El SII y VeriFactu no sustituyen a esto
El SII no es un modelo: es llevar estos mismos libros en la sede de la AEAT, enviando cada factura en cuatro días hábiles. Están obligados quienes superan 6.010.121,04 € de volumen de operaciones, los inscritos en el REDEME y los grupos de IVA, además de quien se apunta de forma voluntaria (artículo 62.6 del Reglamento del IVA). Quien está en el SII no presenta el 390 ni el 347.
VeriFactu es otra cosa. Regula cómo tu programa genera y registra cada factura en el momento de emitirla. Los libros registro siguen siendo obligatorios con VeriFactu: son una obligación distinta, del Reglamento del IVA y del IRPF. Las diferencias, en VeriFactu y SII y en qué es VeriFactu. Tras el Real Decreto-ley 15/2025, VeriFactu obliga desde el 1 de enero de 2027 a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 al resto.
Los errores que descuadran
- Numerar las recibidas con el número del proveedor. El libro pide tu propio número de recepción.
- Anotar solo el total. Sin base, tipo y cuota, el libro no sirve para cuadrar el 303.
- Corregir la línea original en vez de anotar la rectificativa. La rectificativa va en su propia línea, con su signo.
- Dejar fuera las autofacturas. La inversión del sujeto pasivo y las adquisiciones intracomunitarias generan IVA devengado y deducible a la vez; anotar una sola parte descuadra el modelo.
- Mezclar ejercicios. Una factura de diciembre anotada en enero descuadra los dos periodos.
- Rehacer los libros en marzo. Reconstruir un año de golpe es la forma más rápida de no coincidir con lo que ya presentaste.
Cuando te los piden
Los libros no se presentan de oficio: se aportan cuando Hacienda los requiere, en el formato que indique el requerimiento, normalmente hoja de cálculo o fichero de texto con los campos del reglamento. Puedes llevarlos en una hoja de cálculo propia si tiene todos los campos, está en orden cronológico y se totaliza por trimestres y por años. El riesgo es humano: fórmulas rotas, filas borradas y ningún rastro de quién cambió qué. Y te pueden pedir un ejercicio de hace tres años, así que guarda los cerrados en un formato que puedas abrir aunque cambies de programa.
Un trimestre completo
Una diseñadora autónoma en estimación directa simplificada, primer trimestre de 2026.
Expedidas. En enero emite tres facturas de 1.200 €, 2.500 € y 800 €, al 21 % de IVA y con retención del 15 %. En el libro de expedidas anota número y serie, fecha, cliente y NIF, base, tipo y cuota. En el de ingresos del IRPF añade el tipo y el importe de la retención.
| Factura | Base | IVA 21 % | Retención 15 % |
|---|---|---|---|
| 2026-001 | 1.200,00 € | 252,00 € | 180,00 € |
| 2026-002 | 2.500,00 € | 525,00 € | 375,00 € |
| 2026-003 | 800,00 € | 168,00 € | 120,00 € |
| Total | 4.500,00 € | 945,00 € | 675,00 € |
Recibidas. Cuatro facturas de gastos por 900 € de base y 189 € de cuota, con los números de recepción 2026/001 a 2026/004. En febrero compra un ordenador de 1.500 € más 315 € de IVA. Va al libro de recibidas y al de bienes de inversión del IRPF, con su valor amortizable, su método y su porcentaje.
El 303. Hasta el 20 de abril de 2026: 4.500 € de base y 945 € de cuota devengada; 189 € de gastos corrientes y 315 € del equipo como deducible, 504 € en total. Resultado: 441 € a ingresar.
El 130. Los 675 € de retenciones van a la casilla de retenciones de su pago fraccionado, junto con los ingresos y los gastos del libro del IRPF.
Nada de eso exige recomponer el trimestre. Los libros ya lo tenían.
Fuentes
- Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA, artículos 62 a 70 (BOE)
- Orden HAC/773/2019, llevanza de los libros registro en el IRPF (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
- Real Decreto 1007/2023, sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Agencia Tributaria: Suministro Inmediato de Información (SII)
