Facturas recibidas con IA: lo que tienes que revisar tú
La máquina lee la foto; la deducción la decides tú. Seis fallos al dar de alta gastos que la lectura no puede ver, con lo que cuesta cada uno.
Revisado el 5 min de lectura
Haces una foto al tique del taller y, al subirla, la lectura rellena proveedor, base, cuota y total. Lo que no puede rellenar es si ese IVA se puede deducir. Leer un documento y decidir qué efecto fiscal tiene son dos trabajos distintos, y el segundo sigue siendo tuyo.
En Faxtal, la lectura de recibidas con IA está en los planes Pro y Business. Subes la foto o el PDF, la lectura propone los datos y tú los revisas antes de guardar: nada entra en tus libros sin que lo confirmes. El documento y su lectura se procesan en servidores dentro de la Unión Europea. Lo que sigue son los seis puntos que conviene mirar en esa revisión, porque son los que acaban en una regularización.
Una referencia para las cuentas: si Hacienda detecta un IVA deducido de más, lo regulariza con intereses de demora y abre expediente sancionador. En el caso más leve, la multa es el 50 % de lo dejado de ingresar (artículo 191 de la Ley General Tributaria). Si lo corriges tú antes de que te lo pidan, pagas un recargo que empieza en el 1 % (artículo 27).
1. Deducir con un tique que no lleva tu NIF
El taller te cobra 242 €: 200 € de base y 42 € de IVA. La lectura extrae los tres importes sin problema, porque están en el papel. Pero el tique es una factura simplificada sin tus datos, y el artículo 97 de la Ley del IVA solo permite deducir con una factura expedida a tu nombre. Una simplificada sirve si lleva tu NIF, tu domicilio y la cuota separada (artículo 7.2 del Reglamento de facturación, RD 1619/2012).
Lo que cuesta. Los 42 € de IVA no son deducibles. Si los deduces, Hacienda te reclama los 42 €, los intereses y una multa mínima de 21 €. El gasto puede seguir contando en tu renta; el IVA, no. Pide la factura con tus datos en el momento: después cuesta más. Lo ampliamos en factura simplificada.
2. Base, cuota y total que no cuadran
Una factura de 1.210 € tiene 1.000 € de base y 210 € de IVA al 21 %. Si la lectura toma el total como base, o un descuento se cuela en la línea equivocada, el registro dice 1.210 € de base y 254,10 € de cuota. La aritmética interna puede parecer coherente y estar mal.
Lo que cuesta. 44,10 € de IVA deducido de más en un solo documento, y un 303 que no coincide con lo que declara tu proveedor. Si con ese proveedor superas 3.005,06 € al año, el descuadre aparece además en el cruce del 347. Comprueba siempre que base más cuota da el total impreso y que el tipo es el que figura en la factura.
3. Deducir un IVA que la ley no deja deducir
La lectura no sabe para qué compraste algo. Una comida con un cliente, un regalo de empresa o una entrada de concierto llevan IVA en la factura, pero el artículo 96 de la Ley del IVA excluye su deducción salvo excepciones. Con los vehículos de uso mixto, el artículo 95.Tres presume una afectación del 50 %.
Lo que cuesta. La reparación del coche de 605 € (500 € de base y 105 € de IVA) deducida al 100 % cuando el coche es de uso mixto son 52,50 € de más, multiplicados por cada factura del año. Qué gastos discute Hacienda, y por qué, en gastos deducibles del autónomo.
4. Registrar dos veces la misma factura
El proveedor te la manda en PDF por email, tú ya habías subido la foto del papel que venía con el pedido, y la factura entra dos veces. Pasa más con los proveedores habituales, precisamente porque sus facturas se parecen todas.
Lo que cuesta. Una factura de 2.420 € duplicada son 420 € de IVA deducidos dos veces. Es de lo primero que sale cuando Hacienda pide el libro registro de recibidas.
Faxtal identifica cada recibida por el NIF del proveedor, el número y el ejercicio. Si das de alta una que coincide con otra ya registrada, no la sobrescribe: te avisa con los datos de la existente y decides tú. Hay un límite: un tique sin NIF del proveedor no tiene con qué compararse, y ahí el control vuelve a ser tuyo.
5. Una fecha leída mal
La fecha 03/04/2026 puede ser 3 de abril o 4 de marzo según quién la haya impreso. Si cae en el trimestre equivocado, deduces antes de tiempo o tarde. El artículo 99 de la Ley del IVA permite deducir en el periodo en que recibes la factura o en los siguientes, con un límite de cuatro años desde el devengo. Deducir antes de tenerla no está permitido.
Lo que cuesta. Deducir en el trimestre anterior al que toca es un ingreso de menos en ese trimestre: complementaria con recargo o regularización con intereses. Dejarlo para más tarde es legal, pero si se te pasan los cuatro años, pierdes el IVA entero. Una recibida con fecha posterior a hoy no se puede guardar: el programa la rechaza.
6. Un proveedor acogido al criterio de caja
Si tu proveedor está en el régimen especial del criterio de caja, su factura lleva la mención «Régimen especial del criterio de caja», y tú solo puedes deducir ese IVA cuando le pagas, o el 31 de diciembre del año siguiente si no le has pagado (artículo 163 terdecies de la Ley del IVA). Da igual que tú no estés en el régimen.
Lo que cuesta. Una factura de 6.050 € recibida en noviembre y pagada en febrero: deducir los 1.050 € de IVA en el cuarto trimestre es adelantar una deducción un trimestre entero, con su regularización si te comprueban.
Faxtal lo tiene en cuenta si detecta la mención al leer la factura, si la factura trae la clave del régimen o si marcas al proveedor como acogido en su ficha. A partir de ahí, ese IVA se deduce cuando registras el pago. Cómo funciona el régimen desde el otro lado, en criterio de caja.
La foto no sustituye al papel
Una última cosa que la lectura no cambia. Subir la foto de un tique te ahorra teclearlo, pero no es digitalización certificada: el original se conserva, salvo que uses un procedimiento homologado por la AEAT. Lo explicamos en conservación de facturas. La regla de fondo es la misma en los seis puntos: la máquina lee, la persona decide. Esto es orientación general, no asesoramiento fiscal: si dudas de si un gasto es deducible, pregúntalo a tu asesor antes de guardarlo, no después.
Fuentes
- Ley 37/1992 del IVA, artículos 95, 96, 97, 99 y 163 terdecies (BOE)
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación, artículos 6 y 7 (BOE)
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 27 y 191 (BOE)
- Real Decreto 1065/2007, Reglamento de gestión e inspección tributaria, artículo 33 (modelo 347) (BOE)
- AEAT. Manual práctico de IVA 2025: requisitos para la deducción
- AEAT. ¿Qué requisitos debo cumplir para poder deducir el IVA?
