Gastos deducibles del autónomo que Hacienda discute

El coche, la casa, las comidas: Hacienda discute siempre los mismos gastos, y casi siempre por la misma razón. No es que el gasto no exista. Es que falla uno de los cuatro requisitos que tiene que cumplir a la vez: estar afecto a la actividad, guardar relación con los ingresos, estar justificado con factura a tu nombre y estar anotado en tus libros. La regla general está en el artículo 28 de la Ley del IRPF, que remite al Impuesto sobre Sociedades; las excepciones, en el reglamento.

Un programa como Faxtal te resuelve dos de los cuatro: que la factura esté y que esté anotada. Los otros dos son criterio, y son los que se discuten.

Los ejemplos usan un tipo marginal del 30 % en el IRPF para poner precio a cada error. Al gasto rechazado se suman los intereses de demora y, si Hacienda aprecia culpa, una sanción.

1. Deducir el turismo «al 50 %» en el IRPF

En IVA la ley presume que un turismo está afecto al 50 %, así que deduces la mitad de la cuota de la compra, del renting, del combustible y de las reparaciones (artículo 95 de la Ley del IVA). En el IRPF no hay presunción: el artículo 22.4 del Reglamento exige afectación exclusiva. Un coche que usas entre semana para ver clientes y el sábado para la compra no está afecto, y no deduces ni amortización, ni seguro, ni gasolina.

Lo que cuesta. 210 € de gasolina al trimestre son 840 € al año fuera de tus gastos: 252 € más de cuota. Si además amortizabas el coche, súmale la amortización de cada año revisado.

Solo escapan los vehículos de la lista del propio artículo: mixtos para mercancías, transporte de viajeros con contraprestación, autoescuelas, vigilancia, alquiler y los desplazamientos de representantes y agentes comerciales. En esos casos, IVA al 100 %, y guarda la prueba: epígrafe, contratos, rutas.

2. Deducir la luz de casa entera

Si trabajas desde casa y lo declaraste en el 036, los gastos de la vivienda (IBI, comunidad, seguro, amortización o alquiler) se deducen en proporción a los metros afectos. Los suministros (luz, agua, gas, internet) tienen una regla propia: el 30 % de esa proporción (artículo 30.2.5ª de la Ley del IRPF).

Lo que cuesta. Piso de 90 m² con un despacho de 18 m²: el 20 %. Una factura de luz de 300 € al trimestre da 300 × 20 % × 30 % = 18 € deducibles, no 300 € ni 60 €. Quien deduce 300 € al trimestre se excede en 1.128 € al año: 338,40 € de cuota.

El IVA de esos suministros es otra discusión. La AEAT no lo admite, por considerar la vivienda indivisible, y hay sentencias que aceptan el prorrateo. Es terreno de litigio, no de autoliquidación tranquila.

3. Comer cerca de la oficina

Tus propias comidas se deducen solo con tres condiciones a la vez: desplazamiento por la actividad, establecimiento de hostelería y pago electrónico. Y con los límites diarios del artículo 9 del Reglamento del IRPF.

Lo que cuesta. El menú de cada día al lado de tu despacho no entra: 12 € durante 220 días son 2.640 € rechazados y 792 € de cuota. Un almuerzo pagado en efectivo, aunque sea en viaje, tampoco.

La comida con un cliente no es manutención: es atención a clientes, con un tope del 1 % de tu cifra de negocios. Y el IVA de hostelería solo se deduce si el gasto lo es en el IRPF.

4. Deducir con un tique

El tique no lleva tus datos. Para el IVA no sirve: hace falta factura, aunque sea simplificada, con tu NIF y la cuota. En el IRPF es una prueba débil, porque la Ley General Tributaria pide justificar los gastos de forma prioritaria con factura (artículo 106.4).

Lo que cuesta. Un taller de 242 € con tique: los 42 € de IVA no se deducen nunca, y los 200 € de base quedan en el aire si te los discuten.

Pide la factura en el momento. Y regístrala ese mismo día: en Faxtal, con los planes Pro y Business, haces una foto o subes el PDF y la lectura rellena proveedor, base, cuota y total, que tú revisas antes de guardar. Qué conviene mirar en esa revisión lo contamos en facturas recibidas con IA. Qué tiene que llevar una factura para valer, en cómo hacer una factura.

5. Tener la factura y no anotarla

Un gasto real y facturado que no está en el libro registro de facturas recibidas es una deducción que se cae. Y si no estaba anotado cuando hiciste el 130 y el 303, adelantaste impuesto de más ese trimestre.

Lo que cuesta. En una comprobación tienes normalmente 10 días hábiles para aportar facturas, justificantes de pago y libros. Lo que no esté cuadrado en ese plazo es lo que se discute.

Faxtal lleva cada recibida a los libros y a los modelos en cuanto la guardas. Si la registraste con errores de validación, por ejemplo con una cuota que no cuadra con la base, la ves en los listados y en los informes, pero no entra en los modelos hasta que la corriges. Lo que no decide el programa es si el gasto está afecto: eso es tuyo y de tu asesor.

6. Ropa, teléfono y formación sin criterio

Ropa. Solo la específica (calzado de seguridad, bata, uniforme) o con el anagrama del negocio. El traje, no, aunque tu trabajo lo exija: Hacienda pregunta si la prenda sirve para la vida privada.

Teléfono. Al 100 % si la línea es solo de la actividad. Con una línea para todo, Hacienda tiende a rechazarla entera. Una segunda línea cuesta menos que la discusión.

Formación. Deducible si mantiene o actualiza tu actividad. Idiomas, másteres genéricos o cursos para cambiar de oficio se discuten.

7. Pasarse del 5 % de difícil justificación

En estimación directa simplificada, las provisiones y los gastos de difícil justificación se deducen como un porcentaje: el 5 % del rendimiento neto positivo, con un máximo de 2.000 € al año. En 2023 fue el 7 %; en 2024, 2025 y 2026 es el 5 %. Ese porcentaje ya lo cubre todo: no deduces además, por ejemplo, el deterioro de un cliente que no paga.

Lo que cuesta. Con 25.000 € de rendimiento, aplicar el 7 % en lugar del 5 % son 500 € de gasto de más y 150 € de cuota.

8. Lo que no es deducible nunca

Multas, sanciones y recargos, también los de la cuota de autónomos pagada tarde (la cuota en sí sí es deducible). El propio IRPF. El IVA que ya deduces en el 303, que no es gasto sino cuota a compensar. Donativos y regalos fuera de los límites de atenciones a clientes. Y los gastos sin factura o con factura a nombre de otra persona.

Si llega el requerimiento

Te pedirán facturas, justificantes de pago, libros y prueba de la afectación. Un extracto que case con cada factura vale más que la factura sola, y entre empresarios el efectivo está prohibido en operaciones de 1.000 € o más. Guarda la documentación el tiempo que explicamos en conservación de facturas, y más si amortizas bienes.

Si un gasto no lo puedes sostener, quítalo tú con una complementaria antes de que te lo pidan: pagas un recargo por el retraso, no una sanción. Y recuerda que el rendimiento neto que resulte no solo decide tu IRPF: también fija el tramo de tu cuota de autónomos cuando la Seguridad Social regulariza.

Fuentes

• Ley 35/2006, del IRPF — artículos 28, 29 y 30.
• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF — artículos 9, 22, 30 y 68.
• Ley 37/1992, del IVA — artículos 95, 96 y 111.
• Ley 27/2014, del Impuesto sobre Sociedades — artículos 12 y 15.
• Ley 58/2003, General Tributaria — artículo 106.
• AEAT — Estimación directa simplificada: provisiones y gastos de difícil justificación
• Sede electrónica de la Agencia Tributaria — Manual práctico de Renta, rendimientos de actividades económicas.