Cómo hacer una factura que aguante una comprobación
Lo que te van a mirar no es el diseño, sino los datos del reglamento, las cuentas y la fecha. Seis pasos y una factura de diseñadora resuelta entera.
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Nadie en Hacienda va a mirar tu logotipo. En una comprobación miran si la factura tiene los datos que exige el artículo 6 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012), si las cuentas cuadran, si la numeración sigue y si la fecha encaja con el trimestre en que la declaraste. El IBAN, las condiciones o el color son útiles para cobrar, pero no hacen que una factura sea válida.
Esta guía va en seis pasos, en el orden en que se toman las decisiones, y termina con una factura completa de una diseñadora con IVA y retención calculados línea a línea.
Paso 1: decide si toca factura y de qué tipo
Facturas siempre que entregas un bien o prestas un servicio en tu actividad, te lo pida el cliente o no (artículo 2 del reglamento). El artículo 3 recoge excepciones, sobre todo en operaciones exentas del artículo 20 de la Ley del IVA y en el recargo de equivalencia, pero si el cliente te pide la factura, hay que emitirla.
La siguiente decisión es completa o simplificada. La simplificada vale hasta 400 € con IVA, o hasta 3.000 € en las actividades del artículo 4.2, y lleva menos datos. La completa es obligatoria cuando:
- El cliente es empresario o profesional y actúa como tal.
- El cliente la exige para deducirse el IVA.
- Es una entrega intracomunitaria o una exportación.
- Hay inversión del sujeto pasivo o es una venta a distancia.
El detalle de la simplificada está en factura simplificada. El resto de esta guía es la completa.
Paso 2: número y serie
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie (artículo 6.1.a). El formato es libre: 2026/041, F-2026-041 o A0041. Las series son voluntarias, salvo para las rectificativas y otros pocos casos, que necesitan la suya. Si reinicias en enero, mete el año en el número para no repetir el 001 de cada ejercicio.
Un número no se borra ni se reutiliza: si una factura sobra, se anula, y el número queda gastado. Los errores típicos y lo que cuestan están en numeración y series de facturas.
En Faxtal creas la serie una vez, con su plantilla de numeración, y el programa pone el número siguiente al emitir. Si eliges que la serie se reinicie cada año, la plantilla tiene que llevar el año, y si no lo lleva no te deja guardarla. Mientras la factura está en borrador puedes cambiar lo que quieras: el número y el registro llegan al emitir.
Paso 3: los datos de las partes
| Dato | Quién | Cuándo es obligatorio |
|---|---|---|
| Nombre y apellidos o razón social | Emisor y destinatario | Siempre |
| NIF del emisor | Emisor | Siempre |
| NIF del destinatario | Destinatario | Si es empresario o profesional, si hay inversión del sujeto pasivo, en entregas intracomunitarias y si está establecido en España |
| Domicilio | Emisor y destinatario | Siempre en la completa |
Antes de enviarla, revisa el domicilio del cliente, que muchas plantillas no piden, y su NIF dígito a dígito. Parece poco, pero sin un NIF correcto tu cliente no puede deducirse el IVA, y lo arreglas con una factura rectificativa, no editando la que ya enviaste.
Si el cliente es empresario y no te da su NIF, no puedes emitir la completa. Pídelo antes de prestar el servicio, no al facturar.
Paso 4: qué vendes y cuándo
La descripción tiene que permitir calcular la base imponible: concepto, cantidad, precio unitario y descuentos si no están dentro del precio. «Servicios profesionales» no basta.
La fecha de expedición es el día en que emites la factura.
La fecha de la operación solo se pone si es distinta de la de expedición. Si terminaste el trabajo el 31 de mayo y facturas el 10 de junio, la fecha de operación es la que marca el devengo del IVA y, con él, el trimestre en que se declara.
Las facturas recapitulativas agrupan varias operaciones del mismo mes natural para un mismo cliente (artículo 13). Se expiden como tarde el último día de ese mes, o antes del día 16 del siguiente si el cliente es empresario.
Paso 5: impuestos y menciones
Tipo y cuota. Cada tipo de IVA con su base y su cuota, por separado: 21 %, 10 % o 4 % según la operación (artículos 90 y 91 de la Ley 37/1992). Si en la misma factura conviven el 21 % y el 10 %, van en líneas de resumen distintas.
Exenciones. Si la operación está exenta, cita el precepto de la Ley del IVA o de la Directiva 2006/112/CE, o indica que está exenta.
Menciones especiales del artículo 6.1, letras j) a n), cuando correspondan: «facturación por el destinatario», «inversión del sujeto pasivo», «régimen especial del criterio de caja», «régimen especial de las agencias de viajes», «régimen especial de los bienes usados». En servicios a empresas de otros países de la UE va la de inversión del sujeto pasivo: sin ella, la factura está incompleta aunque no lleve IVA.
La retención de IRPF no la pide el reglamento de facturación, sino el del IRPF. Si eres profesional y facturas a una empresa, a otro profesional o a una entidad obligada a retener en España, la consignas para que tu cliente la ingrese. El tipo general es el 15 %; el 7 % en el año de inicio y los dos siguientes (artículo 95 del RD 439/2007). A particulares no se retiene. Cuál te toca, en retenciones de IRPF.
El vencimiento tampoco es obligatorio, pero sin él te cuesta más reclamar intereses de demora si no te pagan.
Paso 6: plazos de expedir, enviar y guardar
| Trámite | Plazo |
|---|---|
| Expedir, cliente particular | En el momento de la operación |
| Expedir, cliente empresario o profesional | Antes del día 16 del mes siguiente al del devengo |
| Remitir al cliente | Al expedirla; a un empresario, antes del día 16 del mes siguiente |
| Conservar | Cuatro años por la Ley General Tributaria y seis por el Código de Comercio: guarda seis |
Un PDF enviado por correo sigue siendo hoy una factura válida. La factura electrónica entre empresas ya está aprobada por el Real Decreto 238/2026, y será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien factura más de 8 millones de euros y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, tras la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026. Lo que ya es seguro, en factura electrónica obligatoria. Por qué el plazo de conservación es seis años y no cuatro, en conservación de facturas.
Ejemplo: la factura de Sara, de principio a fin
Sara Molina es diseñadora gráfica en Madrid, en su cuarto año como autónoma. Termina el 31 de mayo de 2026 dos encargos para Cerámica Lumen, S.L., una empresa de Valencia: una identidad visual por 1.800 € y el diseño de un packaging por 700 €. Les aplica un 5 % de descuento comercial. Factura el 10 de junio, con IVA del 21 % y retención del 15 %, porque el cliente es una empresa.
FACTURA 2026/041 Fecha de expedición: 10/06/2026
Fecha de operación: 31/05/2026
Emisor Destinatario
Sara Molina Ruiz Cerámica Lumen, S.L.
NIF 12345678Z NIF B87654321
C/ Bailén 22, 3.º B Avda. del Puerto 140
28005 Madrid 46022 Valencia
Concepto Cantidad Precio Importe
Diseño de identidad visual 1 1.800,00 € 1.800,00 €
Diseño de packaging línea Terra 1 700,00 € 700,00 €
Descuento comercial 5 % -125,00 €
Base imponible 2.375,00 €
IVA 21 % 498,75 €
Retención IRPF 15 % -356,25 €
TOTAL A PERCIBIR 2.517,50 €
Vencimiento: 10/07/2026. Transferencia a ESXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
Las cuentas, una a una:
| Paso | Operación | Resultado |
|---|---|---|
| Suma de conceptos | 1.800,00 + 700,00 | 2.500,00 € |
| Descuento del 5 % | 2.500,00 × 0,05 | −125,00 € |
| Base imponible | 2.500,00 − 125,00 | 2.375,00 € |
| IVA repercutido | 2.375,00 × 0,21 | 498,75 € |
| Retención de IRPF | 2.375,00 × 0,15 | −356,25 € |
| Total factura | 2.375,00 + 498,75 | 2.873,75 € |
| Total a cobrar | 2.873,75 − 356,25 | 2.517,50 € |
Tres cosas que esta factura hace bien. La retención se calcula sobre la base, no sobre el total con IVA. La fecha de operación está, porque cae en mayo y la expedición en junio: los dos meses son del segundo trimestre, así que los 498,75 € van al 303 que Sara presenta hasta el 20 de julio. Y se expide antes del 16 de junio, como toca con un cliente empresario.
El IVA que declara Sara son 498,75 €, aunque solo cobre 2.517,50 €. La retención no reduce su IVA: es un pago a cuenta de su IRPF que hace Cerámica Lumen. Si Sara estuviera en su primer año, la retención sería del 7 %: 166,25 €, y cobraría 2.707,50 €.
Si facturas lo mismo cada mes
Una iguala, una cuota de mantenimiento o un alquiler llevan los mismos datos todos los meses, pero cada mes es una factura distinta, con su número y su fecha de expedición. No se copia la anterior cambiando la fecha. Faxtal tiene facturas recurrentes en los planes Starter, Pro y Business: una plantilla con su calendario que genera cada factura como borrador o directamente emitida y enviada. Cómo montarlas y qué vigilar, en facturas recurrentes.
Lo que añade VeriFactu
VeriFactu no cambia los datos del artículo 6. Cambia cómo nace la factura. Tu programa pasa a ser un sistema informático de facturación sujeto al RD 1007/2023, con las especificaciones de la Orden HAC/1177/2024:
- Al emitir, genera un registro de facturación con huella, encadenado con el anterior. Cambiar el pasado sin que se note deja de ser posible.
- La factura lleva un código QR de entre 30 y 40 milímetros de lado (artículos 6.5 y 7.5 del reglamento de facturación). También las simplificadas.
- En la modalidad de facturas verificables, lleva además la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
- Se aplica el 1 de enero de 2027 a quienes tributan por el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 al resto, tras el Real Decreto-ley 15/2025.
Las fechas desglosadas están en el calendario de VeriFactu, y el sistema entero, en qué es VeriFactu.
Antes de pulsar «enviar»
Repasa cinco cosas, por este orden: el NIF y el domicilio del cliente, la fecha de operación si no coincide con la de hoy, que cada tipo de IVA tenga su base y su cuota, la mención si no hay IVA, y la retención si el cliente es empresa. Son las que más rectificativas generan, y ninguna depende del diseño.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación, artículos 2 a 7, 11 y 13 (BOE)
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE)
- Reglamento del IRPF, Real Decreto 439/2007, artículo 95 (BOE)
- Ley 58/2003, General Tributaria (BOE)
- Código de Comercio, artículo 30 (BOE)
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, factura electrónica entre empresarios y profesionales (BOE)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, solución pública de facturación electrónica (BOE-A-2026-20587)
- AEAT. Preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
