Factura electrónica obligatoria: lo que ya es seguro
Ley, reglamento, orden y fechas: con la orden de octubre de 2026 ya no queda ninguna pieza por publicar. Qué te obliga, cuándo y qué puedes dejar resuelto este año.
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Un PDF enviado por email no será una factura electrónica. Lo será un fichero estructurado en el que cada dato ocupa un campo con nombre, conforme a la norma europea EN 16931, enviado por una plataforma o por la solución pública de la Agencia Tributaria. Esa regla la fija la Ley 18/2022 y la desarrolla el Real Decreto 238/2026. Desde el 5 de octubre de 2026 también tiene fechas: ese día el BOE publicó la Orden HAC/1028/2026, la pieza que faltaba para arrancar el plazo.
Esta guía recoge lo que ya no depende de ninguna norma pendiente: a quién obliga, desde cuándo, en qué formato, por qué canal, qué estados hay que comunicar y qué puedes resolver antes de que te toque.
Lo que ya es seguro, en una tabla
| Pieza | Qué dice | Norma |
|---|---|---|
| Obligación | Expedir, remitir y recibir facturas electrónicas entre empresarios y profesionales | Ley 18/2022, art. 12 |
| Reglamento | Formatos, plataformas, interoperabilidad y estados de pago | RD 238/2026, en vigor desde el 20/04/2026 |
| Ancla del plazo | Entrada en vigor de la orden de la solución pública: 6 de octubre de 2026 | Orden HAC/1028/2026 |
| Más de 8 M€ de volumen | Obligados desde el 6 de octubre de 2027 | RD 238/2026, DF 4.ª |
| Resto | Obligados desde el 6 de octubre de 2028 | RD 238/2026, DF 4.ª |
| Solución pública | Disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación | RD 238/2026, DA 5.ª |
| Sanción | Infracción leve, hasta 10.000 € | Ley 56/2007 |
El detalle de cómo se llegó a esas fechas, y por qué durante meses circularon otras, está en el calendario de la factura electrónica.
Paso 1: comprueba si te afecta
Afecta a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios y profesionales. No hay mínimo de facturación ni excepción por tamaño. Entran los autónomos que facturan a empresas o a otros autónomos, las sociedades de cualquier tamaño y los profesionales en estimación directa u objetiva.
Quedan fuera tres cosas. Las ventas a consumidores finales, que siguen con las reglas ordinarias de cómo hacer una factura. Las facturas a la Administración pública, que son electrónicas desde la Ley 25/2013 y siguen su propio circuito. Y las operaciones sin obligación de facturar que el reglamento excluye.
La obligación tiene tres verbos: expedir, remitir y recibir, y recibir te alcanza antes que emitir. Aunque factures poco y tu turno sea 2028, cuando un proveedor grande empiece a emitir en octubre de 2027 sus facturas te llegarán estructuradas y tendrás que poder recibirlas.
Paso 2: sitúate en el calendario
El umbral es el volumen de operaciones del ejercicio anterior. Quien supera los 8 millones de euros tiene doce meses desde el 6 de octubre de 2026; el resto, veinticuatro.
| Grupo | Emite y recibe en formato estructurado desde | Transitoria |
|---|---|---|
| Más de 8 M€ | Miércoles 6 de octubre de 2027 | Un año acompañando PDF legible (DT 2.ª) |
| 8 M€ o menos, sociedades | Viernes 6 de octubre de 2028 | Ninguna |
| 8 M€ o menos, autónomos y atribución de rentas | Viernes 6 de octubre de 2028 | Estados de pago voluntarios un año (DT 3.ª) |
La solución pública tiene que estar disponible en torno al 6 de agosto de 2027, dos meses antes de la primera fecha.
Y hay otra obligación con fecha anterior que no conviene perder de vista. VeriFactu entra el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, aunque Hacienda ha anunciado que lo aplazará a octubre de 2028 (qué se sabe). No tiene nada que ver con esta: regula cómo tu programa registra cada factura, no en qué formato viaja. Si vienes de ahí, pasa por VeriFactu y factura electrónica y por el calendario de VeriFactu.
Paso 3: entiende qué es una factura electrónica
Un PDF es una imagen del documento. Un programa no puede leer con fiabilidad quién emite, qué base hay o qué tipo de IVA se aplica, porque esos datos están dibujados, no etiquetados.
Una factura electrónica estructurada es un fichero en el que el NIF del destinatario está en el campo del NIF del destinatario y la fecha de vencimiento en el suyo. El programa del cliente puede registrarla, cruzarla con el pedido y devolver un estado sin que nadie teclee.
| PDF por email | Factura electrónica estructurada | |
|---|---|---|
| Formato | Documento visual | Fichero con campos etiquetados |
| Lo lee | Una persona | Un programa, sin intervención |
| Norma | Ninguna | EN 16931 |
| Cumple la obligación | No | Sí |
| Permite estados de pago automáticos | No | Sí |
El artículo 7.1 del reglamento admite cuatro sintaxis sobre EN 16931: UBL, CII, los mensajes de factura EDIFACT y Facturae. La solución pública trabaja solo en UBL, sin ficheros embebidos, según el artículo 3 de la orden. Facturae sigue siendo válida, pero deja de ser la referencia única en España. Las diferencias entre las cuatro están en Facturae, UBL y CII.
En Faxtal no tienes que elegir sintaxis por adelantado: el programa emite e importa Facturae, UBL y CII conformes a EN 16931. Si un cliente te pide UBL y otro Facturae, la factura es la misma y sale en el formato de cada uno.
Paso 4: elige el canal
La norma monta un modelo de dos vías.
Una plataforma privada de intercambio. Un servicio que entrega la factura estructurada al receptor y gestiona los estados. Es la vía natural si ya facturas con un programa.
La solución pública de facturación electrónica. Gestionada por la Agencia Tributaria, gratuita y pensada como red de seguridad para quien no quiera contratar nada. Trabaja en UBL.
Las dos vías están cosidas por dos obligaciones. La primera, la interoperabilidad: una plataforma privada tiene que interconectarse con otra cuando su cliente lo pida, sin coste añadido por ello y sin exigir que el destinatario contrate nada. Si tu proveedor usa otra plataforma, no te toca resolverlo a ti, ni contratar la suya. La segunda, la copia: las plataformas privadas remiten una copia de cada factura a la solución pública, que es lo que permite medir los plazos de pago reales.
No confundas la solución pública con FACeB2B, la plataforma que ya existía para las facturas entre contratistas y subcontratistas de la Administración. Sigue funcionando con Facturae, pero no sustituye a la solución pública ni cubre por sí sola la nueva obligación.
Faxtal no es hoy una plataforma de intercambio ni está conectado a la solución pública, que aún no funciona. Lo que sí deja resuelto es el fichero: el UBL, el Facturae o el CII que saldrá por cualquiera de los dos canales.
Paso 5: prepara los estados de pago
Emitir es la mitad. Quien recibe una factura electrónica tiene que comunicar, como mínimo, la aceptación o el rechazo comercial con su fecha y el pago efectivo completo con la fecha real de pago. El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Hay estados opcionales, como el pago parcial o la cesión de la factura.
La orden añade, para la solución pública, que una factura no rechazada se presume aceptada y que el destinatario informa también de la fecha de vencimiento del plazo de pago.
Durante doce meses desde que les resulte exigible, la comunicación de estados es voluntaria para autónomos y entidades en atribución de rentas de hasta 8 millones de euros. Las sociedades pequeñas no tienen ese periodo. Lo contamos con un caso en estados de pago.
Para comunicar un pago en cuatro días necesitas saber la fecha en que pagaste. Si concilias el banco una vez al mes, ese es el primer cambio.
Un ejemplo con números
Una imprenta de Ourense, sociedad limitada con 900.000 € de facturación, trabaja para una agencia de publicidad de 14 millones.
Desde el 6 de octubre de 2027, la agencia está obligada. Le envía a la imprenta sus facturas de servicios en formato estructurado, y hasta el 6 de octubre de 2028 las acompaña de un PDF legible, salvo que la imprenta acepte recibir solo el original. La imprenta tiene que poder recibirlas. La agencia, además, le comunica la aceptación y el pago de las facturas que la imprenta le emite.
Desde el 6 de octubre de 2028, la imprenta también emite en formato estructurado. Su factura de noviembre a la agencia lleva tres líneas:
| Concepto | Base |
|---|---|
| 5.000 folletos a cuatro colores | 2.350,00 € |
| 300 carteles A2 | 1.200,00 € |
| Manipulado y embolsado | 600,00 € |
| Base imponible | 4.150,00 € |
| IVA 21 % | 871,50 € |
| Total a pagar | 5.021,50 € |
En EN 16931 la suma de líneas, la base, la cuota y el total son campos independientes que tienen que cuadrar entre sí: 2.350 + 1.200 + 600 = 4.150; 4.150 × 0,21 = 871,50; 4.150 + 871,50 = 5.021,50. Si el programa redondea línea a línea y el total no coincide por un céntimo, la factura se rechaza en la validación. En un PDF nadie lo habría comprobado.
El contenido no cambia respecto a una factura en papel: la serie, la numeración y las menciones obligatorias siguen las reglas de siempre. Cambia el envase. Y la imprenta, como sociedad, comunica desde el primer día los estados de las facturas que recibe de sus proveedores.
Qué pasa si no cumples
El artículo 12 de la Ley 18/2022 remite al régimen sancionador de la Ley 56/2007: multa de hasta 10.000 € para quien no ofrezca a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no les dé acceso a ellas. Es una infracción leve.
No son las cifras de VeriFactu, que juegan con otra norma y otros importes. Quien te venda la factura electrónica agitando multas de 50.000 € está mezclando dos regímenes.
Paso 6: lo que puedes dejar hecho este año
No hace falta correr: la primera fecha es octubre de 2027 y, para la mayoría, octubre de 2028. Pero hay cuatro tareas que no dependen de nada pendiente.
- Pregunta a tu programa si emite en EN 16931, y en qué sintaxis. Si la respuesta es «exportamos PDF», tienes trabajo.
- Limpia los datos de clientes y proveedores. NIF correctos, razones sociales exactas, direcciones completas. Una factura estructurada se rechaza por errores que un PDF perdona.
- Ordena series y numeración antes de automatizar nada.
- Resuelve primero VeriFactu. Hoy tiene fecha antes, enero o julio de 2027; si se confirma el aplazamiento anunciado, llegará a la vez que esta, en octubre de 2028. Si vas a cambiar de programa, que el nuevo cubra las dos obligaciones: cambiar dos veces en dieciocho meses es el peor plan. Empieza por qué es VeriFactu.
Esto es orientación general, no asesoramiento fiscal. Si tu volumen ronda los 8 millones o tienes operaciones que no sabes si entran, revísalo con tu asesor antes de que acabe 2026.
Fuentes
- Ministerio de Hacienda — Nota informativa sobre VeriFactu, 5 de octubre de 2026
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE-A-2022-15818)
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7295)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (BOE-A-2026-20587)
- Proyecto de orden ministerial de la solución pública de facturación electrónica — Ministerio de Hacienda
- Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (BOE-A-2007-22440)
- Agencia Tributaria — Sistemas informáticos de facturación y VeriFactu
