Estados de pago: la factura que recibes también te obliga
Una administrativa de Lugo, dos facturas recibidas y una emitida a una constructora. Lo que tiene que contestar, en qué plazo y lo que sabe por primera vez de sus clientes.
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La factura del proveedor de embalajes llega un martes a la bandeja de Rosa, administrativa de una carpintería de Lugo, y con la factura B2B ese martes empieza a contar un plazo. Ese martes es el 7 de noviembre de 2028. Hace un mes que la obligación de factura electrónica entre empresas alcanza también a las empresas pequeñas, y la de Rosa, una sociedad limitada con 14 empleados y 1,9 millones de euros de facturación, es una de ellas.
La factura no llega en PDF. Llega como un fichero estructurado en el que cada dato tiene su campo: proveedor, base, IVA, total y fecha de vencimiento. Y con ella llega una obligación: Rosa tiene que decirle al proveedor qué ha hecho con esa factura. Si la carpintería trabaja con Faxtal, el fichero se importa como factura recibida, sea UBL, Facturae o CII, sin teclear un solo dato y en cualquier plan; lo que viene después ya no depende del programa, sino de Rosa.
Lo que Rosa tiene que contestar
El Real Decreto 238/2026 obliga al destinatario de cada factura electrónica a comunicar dos estados, cada uno con su fecha. El primero, la aceptación o el rechazo comercial. El segundo, el pago efectivo completo, con la fecha real en que se paga. El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde el hecho que se comunica.
Hay estados opcionales: el pago parcial, la cesión de la factura a un tercero o discrepancias como la fecha en que llegó la mercancía. La Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, concreta cómo funciona en la solución pública: una factura que no se rechaza ni se rectifica se presume aceptada, y el destinatario informa también de la fecha de vencimiento del plazo de pago. Si una incidencia técnica de más de 24 horas impide enviar, hay cuatro días hábiles desde que se resuelve.
La factura de embalajes es de 2.400 € de base, 504 € de IVA al 21 % y 2.904 € en total, con vencimiento a 60 días desde la entrega del lunes 6 de noviembre. Rosa la cruza con el albarán el jueves 9, todo cuadra y la acepta ese mismo día. Tenía hasta el miércoles 15.
La segunda factura de la semana es del transportista: 380 € de base por un porte que se pactó en 340 €. Rosa la rechaza el miércoles 8 con un motivo concreto, importe distinto al pactado. El transportista emitirá una rectificativa. Rechazar sin una razón real, solo por no pagar, no suspende la obligación de pago ni para el reloj de la morosidad.
Por qué Rosa no tiene periodo voluntario
La disposición transitoria tercera del reglamento deja la comunicación de estados como voluntaria durante los doce primeros meses de obligación. Pero solo para autónomos y entidades en atribución de rentas con un volumen de operaciones de hasta 8 millones de euros. Una sociedad limitada, por pequeña que sea, no entra.
Xoán, el ebanista autónomo que le hace a la carpintería los trabajos de talla, sí entra. Hasta el 6 de octubre de 2029 puede no comunicar estados de las facturas que recibe. Pero la carpintería sí está obligada a comunicarle a él la aceptación y el pago de las suyas. Esos datos le llegan a Xoán aunque él no devuelva ninguno.
No hay que confundir esa transitoria con la segunda, que habla de otra cosa: obliga a quien factura más de 8 millones a acompañar cada factura electrónica con un PDF legible durante su primer año, salvo que el cliente acepte solo el original.
El pago, con su fecha real
El viernes 5 de enero de 2029 vencen los 60 días de los embalajes. Rosa ordena la transferencia ese mismo viernes. El estado de pago efectivo completo lleva esa fecha, no la del día en que se acuerde de comunicarlo, y tiene hasta el jueves 11 de enero para enviarlo: el sábado y el domingo no cuentan.
Aquí está el cuello de botella real. Rosa solo puede comunicar una fecha de pago que conoce, y en muchas empresas el banco se repasa una vez al mes. Si la conciliación va con tres semanas de retraso, el plazo de cuatro días es imposible de cumplir.
Faxtal no comunica hoy estados a ninguna plataforma de intercambio ni a la solución pública: esa pieza de la Administración aún no funciona. Lo que sí resuelve es el dato que esos estados piden. Con el plan Pro, cada pago se registra contra su factura con la fecha y el medio, y si importas el extracto del banco, la conciliación bancaria sugiere qué movimiento corresponde a qué factura y tú confirmas. La fecha de pago queda donde la necesitarás.
El otro lado: Rosa también emite
La carpintería vende puertas a una constructora de 20 millones de euros. El viernes 10 de noviembre entrega un pedido y emite la factura: 7.800 € de base, 1.638 € de IVA y 9.438 € en total, a 60 días.
El lunes 13 recibe el estado de la constructora: aceptada, con fecha. Antes, Rosa habría llamado a mediados de diciembre para preguntar si la factura había llegado a contabilidad. Ahora sabe que está aceptada y que el vencimiento es el martes 9 de enero.
El 10 de enero no hay estado de pago ni dinero en la cuenta. Rosa no necesita averiguar si la factura se perdió o si hay una discrepancia: está aceptada y vencida. Reclama ese mismo día, con derecho a intereses de demora. Cómo hacerlo, semana a semana, está en reclamar una factura impagada. Y si la factura acabara sin cobrarse, los plazos para recuperar el IVA siguen siendo los de la Ley del IVA. Los estados no cambian ese régimen, pero dejan la prueba documental hecha.
Por qué existe todo esto
Los estados de pago no son burocracia gratuita. Son la herramienta de medición de la Ley 3/2004 de morosidad, que desde hace años fija el plazo máximo de pago entre empresas: 30 días naturales desde la entrega o el servicio, ampliables por pacto hasta 60, y nunca más.
El problema no era la norma. Era que no había forma objetiva de saber quién la incumplía. Con los estados, la fecha de emisión y la fecha real de pago quedan registradas y llegan a la solución pública. La Ley 18/2022 creó un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, y estos datos son su materia prima. La fecha en que pagas a tus proveedores deja de ser un asunto entre tú y ellos.
Si Rosa se pasa del plazo de cuatro días, no comete una infracción tributaria como las de VeriFactu. Es un incumplimiento de la obligación de factura electrónica del artículo 12 de la Ley 18/2022, que remite a la Ley 56/2007: infracción leve, con multa de hasta 10.000 €.
Lo que cambia en la oficina de Rosa
Antes de noviembre de 2028, las facturas recibidas se amontonaban en el correo hasta fin de mes. Con los estados, cada una tiene que pasar por una decisión en días: aceptar o rechazar con motivo. Y cada pago tiene que estar registrado con su fecha antes de que pasen cuatro días sin contar fines de semana ni festivos.
A cambio, Rosa sabe por primera vez cuándo le van a pagar sus clientes. La fecha de aceptación y la de vencimiento le dan el calendario de cobros real, que es el insumo de cualquier previsión de tesorería que se tome en serio. Los formatos en los que viaja todo esto están en Facturae, UBL y CII, y las fechas de cada grupo, en el calendario de la obligación.
Lo que no cambia es el plazo de 60 días. Lo que cambia es que ahora queda escrito quién lo cumple.
Fuentes
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7295)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (BOE-A-2026-20587)
- Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (BOE-A-2022-15818)
- Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales (BOE-A-2004-21830)
- Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004 (BOE-A-2010-10708)
- Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (BOE-A-2007-22440)
