Formato de factura electrónica: Facturae, UBL o CII
Cuatro nombres para una misma factura. Qué separa el contenido del envase, qué pide la Administración, qué usará la solución pública y cómo saber qué sale de tu programa.
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EN 16931 decide qué datos lleva la factura; Facturae, UBL y CII solo deciden cómo se escriben. Por eso la pregunta «qué formato tengo que usar» está mal planteada. La pregunta útil es otra: si tu factura contiene los datos que exige EN 16931 y sale escrita en una sintaxis que tu cliente, o la Administración, admite.
Piensa en una receta médica. El contenido obligatorio es fijo: paciente, medicamento, dosis, fecha. Puede escribirse en castellano o en alemán, y sigue siendo la misma receta. EN 16931 es el contenido: identificador de factura, fecha, vendedor, comprador, base, tipo y cuota de cada impuesto, total a pagar y condiciones de pago. La aprobó el Comité Europeo de Normalización por mandato de la Directiva 2014/55/UE. Las sintaxis son los idiomas.
Los cuatro, frente a frente
El Real Decreto 238/2026, que regula la factura electrónica obligatoria entre empresas, admite cuatro sintaxis en su artículo 7.1, siempre conformes a EN 16931.
| Facturae | UBL | CII D16B | EDIFACT | |
|---|---|---|---|---|
| Qué es | Formato XML español, mantenido por la Administración | Sintaxis XML de OASIS, la «Syntax A» de EN 16931 | Sintaxis XML de UN/CEFACT, la «Syntax B» de EN 16931 | Mensajes EDI clásicos, por segmentos, no XML |
| Dónde se usa hoy | FACe y facturación a la Administración | Red Peppol y comercio europeo | Francia y Alemania (Factur-X, ZUGFeRD, XRechnung) | Gran distribución y automoción |
| Firma | Obligatoria (XAdES) para FACe | Depende del canal | Depende del canal | Depende del canal |
| Factura B2B | Admitida | Admitida | Admitida | Admitida |
| Solución pública | No | Sí, en exclusiva | No | No |
Dos consecuencias de esa tabla. No hay un formato único obligatorio, sino un abanico cerrado, y lo obligatorio es la conformidad con EN 16931. Y la conversión entre sintaxis no es asunto tuyo: el reglamento exige a las plataformas privadas admitir los formatos, transformarlos cuando haga falta e interconectarse entre ellas si su cliente lo pide.
La Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026, cerró la duda que quedaba. Su artículo 3 fija para la solución pública el modelo EN 16931 bajo la sintaxis UBL, y no admite ficheros integrados o embebidos. Quien quiera usar la vía pública y gratuita tendrá que hablar UBL. Las fechas que esa orden puso en marcha están en el calendario de la obligación.
En Faxtal no eliges el idioma de antemano. El programa emite e importa Facturae, UBL y CII conformes a EN 16931 desde la misma factura, así que puedes mandar UBL a la aseguradora y Facturae a quien lo pida sin rehacer nada. EDIFACT no lo emite.
Qué pasa con Facturae y con FACe
Facturae ha sido durante más de una década el estándar de hecho en España. Si facturas a un ayuntamiento o a una consejería, conoces el circuito: firmas el XML con tu certificado electrónico y lo envías a FACe, identificando la unidad que recibe con sus códigos DIR3. El circuito completo, con la terna DIR3 y los estados de FACe, está en facturar a la Administración.
Con la obligación B2B, Facturae no desaparece: está en la lista de sintaxis admitidas. Pierde el monopolio. La referencia deja de ser «el formato español» y pasa a ser la norma europea, y la solución pública se construye sobre UBL.
FACeB2B, la plataforma pública creada para las facturas entre contratistas de la Administración, sigue existiendo con Facturae. Puede servir de andamiaje para parte del nuevo sistema, pero no lo sustituye.
Si ya facturas a la Administración, te cambia menos de lo que temes. Ya trabajas con XML, ya tienes certificado y ya has visto rechazos por un NIF mal puesto. Lo que cambia es que tendrás dos flujos: el de la Administración, con Facturae firmado y FACe, y el de las empresas, con la sintaxis que pida cada cliente o UBL si usa la solución pública.
Cómo saber qué sale de tu programa
«Somos compatibles con la factura electrónica» no significa nada. Haz cinco preguntas por escrito:
- ¿Generáis ficheros conformes a EN 16931? Si la respuesta es «PDF firmado» o «PDF/A», no es una factura estructurada.
- ¿En qué sintaxis: Facturae, UBL y CII, o solo una? Solo Facturae te limita a la Administración y a quien la acepte.
- ¿Os conectaréis con la solución pública y con otras plataformas?
- ¿Gestionáis los estados de pago? Emitir sin poder contestar estados es media obligación.
- ¿Qué conserváis? El fichero estructurado es el original a efectos de conservación, no el PDF que lo acompaña.
Y una prueba que puedes hacer tú. Exporta una factura y ábrela con un editor de texto. Si ves <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">4840.00</cbc:PayableAmount>, es UBL. Si ves <TotalExecutableAmount>, es Facturae. Si ves caracteres ilegibles, es un PDF.
Faxtal responde sí a las dos primeras preguntas. A la tercera y a la cuarta, hoy no: no está conectado a la solución pública, que aún no funciona, ni comunica estados de pago. Las facturas, los libros y los listados se exportan en formato electrónico cuando quieras, también para llevártelos.
Cuál te toca
Facturas a la Administración: Facturae firmado, por FACe. Nada cambia.
Facturas a empresas que usan la solución pública: UBL. Es la única sintaxis que admite.
Facturas a empresas con plataforma privada: la que acepte su plataforma, que en la práctica admitirá las cuatro y convertirá entre ellas. UBL o CII si tu cliente trabaja con Europa.
Facturas a particulares: factura ordinaria. La obligación B2B no aplica.
Un taller de reparaciones de Burgos factura tres cosas el mismo mes. Al ayuntamiento, 1.200 € más 252 € de IVA: Facturae firmado, vía FACe. A una aseguradora grande, 4.000 € más 840 € de IVA, 4.840 € en total: cuando la obligación le llegue a la aseguradora, la pedirá estructurada, y en UBL entra directa. A un particular, 300 € más 63 €: factura de siempre. Mismo contenido, tres envases.
En EN 16931 la base, la cuota y el total son campos independientes que tienen que cuadrar: 4.000 + 840 = 4.840. Si el programa redondea mal un céntimo, la validación rechaza la factura. Con un PDF eso no pasaba porque nadie validaba nada.
Si facturas desde Canarias, el formato no cambia: EN 16931 trata los impuestos indirectos por categoría y tipo, y en el campo del impuesto va el IGIC al 7 %, no un IVA forzado. Lo vemos en IGIC en Canarias.
Fuentes
- Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7295)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (BOE-A-2026-20587)
- Proyecto de orden ministerial de la solución pública de facturación electrónica — Ministerio de Hacienda
- Directiva 2014/55/UE, sobre facturación electrónica en la contratación pública
- Portal de facturación electrónica del Gobierno de España (Facturae)
- FACe — Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas
