Facturar a la Administración: Facturae, DIR3 y FACe
Un estudio de diseño de Zaragoza gana un contrato menor con su ayuntamiento y descubre que la factura no se manda por email. Qué le pide FACe, de dónde salen los tres códigos y qué hacer cuando la rechazan.
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Lucía tiene un estudio de diseño en Zaragoza, una sociedad limitada con tres personas. En septiembre el ayuntamiento le encarga la cartelería de unas fiestas de barrio: un contrato menor de 4.000 € más IVA. Entrega el trabajo, prepara la factura como siempre y la manda por email al técnico que la contrató. A los dos días le responde con amabilidad que así no la puede tramitar: tiene que entrar por FACe, en formato Facturae, firmada y dirigida a «la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora».
No es burocracia caprichosa. Facturar a la Administración tiene su propio circuito desde la Ley 25/2013, y es igual en casi todas las administraciones españolas.
Quién está obligado
Desde el 15 de enero de 2015, las facturas a las administraciones públicas españolas se presentan en formato electrónico por un punto general de entrada. La obligación es para las sociedades, sea cual sea su tamaño, y para otras entidades con personalidad jurídica: asociaciones, uniones temporales de empresas, agrupaciones de interés económico, establecimientos permanentes de no residentes.
Dos matices que generan dudas:
- Facturas de hasta 5.000 €. La ley permite que cada administración las excluya de la obligación. La del Estado y muchas comunidades y ayuntamientos lo han hecho, pero no todas. La factura de Lucía, 4.840 € con IVA, puede quedar fuera según el ayuntamiento. Pregunta antes de emitir: la respuesta está en la orden o la ordenanza de cada administración.
- Autónomos. Las personas físicas no están obligadas por la ley, aunque pueden usar FACe y algunas administraciones lo piden en el contrato.
Si la obligación te toca, enviar la factura en PDF por correo no cuenta como presentarla. El registro de la factura, del que dependen los plazos de pago, empieza cuando entra por el punto de entrada.
Esta obligación es anterior y distinta de la factura electrónica obligatoria entre empresas: aquella va por plataformas privadas o por la solución pública; la de la Administración, por FACe.
FACe, el punto de entrada
FACe es el punto general de entrada de la Administración General del Estado. La mayoría de comunidades autónomas y entidades locales están adheridas, así que la factura al ayuntamiento de Zaragoza, a una diputación o a un ministerio entra por el mismo sitio. Algunas comunidades tienen su propio punto de entrada; en ese caso el contrato lo dice.
FACe solo acepta Facturae (versiones 3.2.1 y 3.2.2), el formato XML español que explicamos en Facturae, UBL o CII. Y la factura tiene que ir firmada electrónicamente con una firma XAdES con política de firma. Eso exige un certificado electrónico reconocido: el de representante de la sociedad o un sello electrónico. Un certificado de persona física sin vínculo con la empresa no basta.
La terna DIR3: a quién va la factura
Una administración tiene cientos de unidades. Para que la factura llegue a quien tiene que pagarla, lleva tres códigos del directorio común de unidades, el DIR3:
| Rol en la factura | Qué es | Obligatorio |
|---|---|---|
| Oficina contable (01) | La unidad que lleva la contabilidad y el registro contable de facturas | Sí |
| Órgano gestor (02) | El órgano que aprueba el gasto | Sí |
| Unidad tramitadora (03) | La unidad que tramita el expediente | Sí |
| Órgano proponente (04) | La unidad que propuso la compra | No |
Los tres primeros forman la terna, y no vale cualquier combinación: FACe solo acepta ternas que la administración tiene dadas de alta y relacionadas. Un código existente con otro de otra unidad da rechazo.
Un código DIR3 tiene una o varias letras y unos dígitos, nueve o diez caracteres en total: L01502973 es el Ayuntamiento de Zaragoza, que en FACe actúa como órgano gestor; su oficina contable es LA0003296, y cada servicio municipal tiene su propia unidad tramitadora. El mismo código puede repetirse en dos roles, y es frecuente en organismos pequeños.
Dónde se consiguen. Lo más fiable es pedirlos a quien te contrata: el técnico del contrato o el servicio de contratación los tiene. Si no, el directorio de FACe permite buscar por administración. El NIF del cliente, que en una administración empieza por P, Q o S, no basta para elegir la terna: un ayuntamiento tiene un único NIF y decenas de ternas.
Qué pasa después de enviarla
FACe registra la factura y devuelve un número de registro. Desde ahí, la factura pasa por estados que puedes consultar, parecidos a los estados de pago que traerá la factura electrónica entre empresas:
| Estado | Qué significa para ti |
|---|---|
| Registrada | Ha entrado. Empiezan a contar los plazos. |
| Registrada en el RCF | Está en el registro contable de facturas de la administración. |
| Contabilizada la obligación de pago | La han conformado: reconocen que la deben. |
| Pagada | Han ordenado el pago. Toca comprobar el banco. |
| Rechazada | La unidad la devuelve, con un motivo. |
| Anulada | Se aceptó una solicitud de anulación. |
Un rechazo no se corrige editando la factura enviada. Lo habitual es emitir una factura rectificativa o, si el error es de destino, anular y volver a presentar con la terna buena. Los motivos más comunes son tres:
- Terna no relacionada o inactiva. Códigos válidos que no forman una terna de esa administración, o una unidad que ha cambiado de código. Se arregla consultando de nuevo el directorio.
- Firma. Certificado caducado, revocado, de persona física sin representación, o una firma sin política. FACe lo rechaza al recibir.
- Duplicado. Misma serie y número ya presentados por el mismo emisor. Pasa al reenviar tras un error de conexión.
Para anular una factura ya enviada se pide la anulación en FACe con un motivo, y es la administración la que la acepta o la rechaza. No se puede pedir si ya está pagada, rechazada o anulada.
Cómo se hace en Faxtal
En la ficha del cliente marcas que es una Administración pública y guardas sus destinos FACe. No hace falta copiar códigos: Faxtal tiene una copia del directorio de FACe que se actualiza cada día, y la buscas por el NIF del cliente, por nombre o por código. Si la terna que te dio el cliente no está en el directorio, también puedes escribirla a mano. Un cliente puede tener varios destinos, uno por defecto.
Al hacer la factura, el editor propone el destino por defecto del cliente y te deja elegir otro o buscar uno nuevo; el que eliges se guarda en la ficha para la siguiente vez. La factura lleva una sola terna.
Desde la factura emitida descargas la Facturae 3.2.2 firmada con tu certificado, con la terna en su sitio. Esa factura la subes tú en el portal de FACe. El envío directo a FACe desde Faxtal, con el seguimiento de estados, todavía no está disponible.
Lucía, en su caso, tiene dos opciones según lo que conteste el ayuntamiento sobre las facturas de hasta 5.000 €. Si están excluidas, su factura en PDF sirve. Si no, la terna se la pasa el técnico del contrato y la factura sale firmada en unos minutos.
Fuentes
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público (BOE-A-2013-13722), artículos 4 y 6.
- FACe, Servicios para sistemas automatizados de proveedores, v1.2.3: formato, centros administrativos y estados de tramitación y de anulación.
- FACe, Preguntas frecuentes para proveedores.
- Política de firma electrónica del formato Facturae, versión 3.1.
