Recuperar el IVA de una factura impagada: los plazos

El cliente no paga y tú ya ingresaste el IVA: desde el devengo corren seis meses de espera, luego seis para rectificar y uno para comunicarlo. Son los plazos del artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA para un pequeño negocio, y el segundo es de caducidad: si se pasa, ese IVA no vuelve.

Los tres relojes

Con volumen pequeño, los seis meses son una opción: puedes esperar al año si te conviene. En las ventas a plazos, la espera cuenta desde el vencimiento del plazo impagado.

Un caso fecha a fecha

Laura es ilustradora en Sevilla, autónoma, y factura unos 90.000 € al año, así que usa la espera de seis meses.

Recupera 630 €. El cliente le sigue debiendo 3.630 €, y puede seguir reclamando la factura impagada por la vía civil. La rectificativa no perdona la deuda: solo deja de adelantar a Hacienda un IVA que no ha cobrado.

Lo que tiene que estar en regla antes del día 10

Para que el crédito cuente como incobrable se cumplen las cuatro condiciones a la vez:

• Ha pasado la espera sin cobrar.
• La factura está anotada en tu libro registro en tiempo y forma.
• El cliente es empresario o profesional, o, si es un particular, la base de la factura pasa de 50 € sin IVA. Hasta 2022 el mínimo era de 300 €.
• Has reclamado el cobro por un medio que lo acredite de forma fehaciente. Desde 2023 no hace falta demanda ni notario: un burofax con acuse y certificación de texto sirve. Un correo electrónico ordinario no acredita ni el contenido ni la recepción. Si el deudor es un ente público, la reclamación se sustituye por un certificado del órgano que reconozca la deuda.

Quedan fuera los créditos con garantía real, los afianzados por una entidad de crédito o un seguro de crédito en la parte cubierta, y los créditos con partes vinculadas.

En Faxtal, si usas la tesorería (planes Pro y Business), cada factura emitida tiene sus vencimientos y sus cobros registrados, así que ves qué sigue sin cobrar y desde qué fecha. La reclamación fehaciente no sale del programa: el burofax lo mandas tú, y la fecha en que se cumplen los seis meses conviene que la apuntes.

La rectificativa y la comunicación

La rectificativa por impago es una factura rectificativa normal con tres particularidades: va en una serie de rectificativas y cita número y fecha de la original; rectifica la base y la cuota, no la deuda; y se expide dentro de la ventana de seis meses y se remite al cliente, con prueba de la remisión.

En Faxtal la emites por diferencias, referida a la factura original, que no se toca ni se borra. Queda registrada como cualquier otra emitida, entra en el libro de expedidas y en el 303 del trimestre en que la emites, que con el plan Business sale precalculado con esas casillas en negativo.

La comunicación a la AEAT la presentas tú en la sede, en el mes siguiente a la fecha de la rectificativa: Faxtal no la hace. Adjuntas copia de la rectificativa y el documento que acredita la reclamación: el burofax, el documento judicial o el certificado del ente público.

Tu cliente también tiene deberes. Si es empresario, rectifica su deducción en las casillas 40 y 41 de su 303, en negativo, y comunica a la AEAT que ha recibido la rectificativa dentro del plazo de esa autoliquidación.

Dos errores habituales: corregir el 303 del trimestre de la factura original o presentar una complementaria. Ninguno de los dos. La rebaja va en el periodo en que emites la rectificativa.

Si el cliente entra en concurso

Es otro reloj, el del artículo 80.Tres, y no se mezcla con el anterior.

En concurso, el tiempo total desde la publicación del auto es de unos tres meses. Si tienes clientes grandes, vigila el BOE. Y si se te pasaron los seis meses del impago ordinario, el concurso posterior del deudor reabre la vía, con su propio plazo de dos meses.

Después: si cobras, y la base

Si cobras después de rectificar porque desistes de la reclamación o llegas a un acuerdo, vuelves a repercutir el IVA con otra rectificativa al alza. Si el cobro llega por la vía ejecutiva tras la reclamación judicial, no.

La base de la factura también es una pérdida. En el Impuesto sobre Sociedades y en la estimación directa normal del IRPF, el deterioro del crédito es deducible cuando al cierre del ejercicio han pasado seis meses desde el vencimiento, o si el deudor está en concurso o reclamado judicialmente. En la estimación directa simplificada no se deduce aparte: lo cubre el 5 % de provisiones y gastos de difícil justificación, con un máximo de 2.000 € al año, que ya explicamos en gastos deducibles.

Si facturas en Canarias, el IGIC tiene su propio procedimiento ante la Agencia Tributaria Canaria, con requisitos parecidos y trámites distintos.

Fuentes

• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE) — art. 80
• AEAT: ¿Cómo puedo recuperar el IVA impagado por mis clientes? Procedimiento
• AEAT: novedades de normativa IVA 2023, Ley 31/2022 de Presupuestos Generales del Estado
• AEAT: Manual práctico de IVA 2023, créditos incobrables
• Real Decreto 1624/1992, Reglamento del IVA (BOE) — art. 24
• Real Decreto Legislativo 1/2020, texto refundido de la Ley Concursal (BOE) — art. 28
• Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades (BOE) — art. 13
• AEAT: estimación directa simplificada, provisiones y gastos de difícil justificación