Domiciliación SEPA: mandato, remesa y devoluciones
Un gimnasio con trescientos socios cobra la cuota de todos con un solo fichero. Qué necesita antes del primer cargo, cómo se monta la remesa y qué pasa cuando un recibo vuelve.
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Trescientos socios, 45 € cada uno, un solo fichero al banco: así cobra un gimnasio por domiciliación. El día 5 de cada mes, Inés, que gestiona un centro deportivo en Córdoba, tiene 13.500 € en la cuenta sin haber perseguido a nadie. Antes de llegar ahí necesitó tres cosas: un identificador de acreedor, un mandato firmado por cada socio y un contrato de adeudos con su banco. Esta guía sigue el recorrido completo, del primer mandato a la primera devolución.
Qué es una domiciliación SEPA
Es un cobro que inicias tú, el acreedor, contra la cuenta de tu cliente, el deudor, porque él te ha autorizado por escrito. Esa autorización es el mandato. Tú preparas un fichero con todos los cobros del periodo, la remesa, lo entregas a tu banco y él lo hace llegar al banco de cada deudor, que carga el recibo en la fecha indicada.
Las reglas comunes para los adeudos en euros las fija el Reglamento (UE) 260/2012: los datos del mandato viajan con cada adeudo, y el deudor puede pedir a su banco que limite el importe o la frecuencia de los cargos, o que los bloquee (art. 5.3). Los derechos de devolución están en el Real Decreto-ley 19/2018, de servicios de pago.
Para quien cobra lo mismo cada mes, la diferencia es de caja. Con la transferencia, la fecha de cobro la elige el cliente. Con la domiciliación, la pones tú, y eso es lo que permite hacer una previsión de tesorería que acierte.
En Faxtal, las remesas SEPA con mandatos forman parte de la tesorería de los planes Pro y Business.
Paso 1. El identificador de acreedor
Es el código que te identifica como acreedor en todos tus adeudos. En España se forma con «ES», dos dígitos de control, un sufijo de tres caracteres y tu NIF. Se tramita con el banco con el que firmas el contrato de adeudos, y es el mismo aunque cambies de banco.
El identificador se configura en cada cuenta bancaria de la empresa, no en la empresa entera. La plataforma te sugiere uno a partir del NIF y comprueba los dígitos de control antes de guardarlo. En esa misma cuenta indicas cuántos días hábiles antes necesita tu banco recibir la remesa: es tu contrato el que lo fija, y la plataforma no te dejará poner una fecha de cobro que no lo respete.
Paso 2. CORE o B2B
Hay dos esquemas, y la elección cambia lo que puede hacer el deudor después.
| CORE | B2B | |
|---|---|---|
| Deudor | Cualquiera: particulares, autónomos, empresas | Solo empresas y profesionales, nunca un consumidor |
| Comprobación del mandato | El banco del deudor no lo comprueba antes de cargar | El deudor comunica el mandato a su banco, que lo comprueba antes de cargar |
| Devolución de un cargo autorizado | Sí, sin dar motivo, durante 8 semanas desde el cargo | No |
| Devolución de un cargo no autorizado (sin mandato) | Hasta 13 meses | Según el contrato del deudor con su banco |
| Para qué sirve | Cuotas, suscripciones, recibos de consumo | Cobros entre empresas que no deben poder revertirse |
Inés usa CORE con sus socios, que son particulares. Tiene además un convenio con una empresa de logística que paga las cuotas de catorce empleados con un único recibo mensual de 630 €, y para ese usa B2B: una vez cobrado, no vuelve.
Al crear el mandato eliges el esquema, y el B2B solo se admite si el deudor es una empresa. Una remesa lleva un único esquema: los cobros CORE y los B2B van en remesas separadas, porque los bancos los tratan con plazos y contratos distintos.
Paso 3. El mandato
El mandato es la autorización del deudor. Sin él, el cargo no está autorizado y el deudor puede pedir que se lo devuelvan hasta 13 meses después. Lleva, como mínimo, el nombre y la dirección del deudor, su IBAN, tu nombre y tu identificador de acreedor, una referencia única, si es para cobros recurrentes o para uno solo, la fecha, la firma y el texto que informa al deudor de sus derechos de devolución.
Tres reglas que conviene saber desde el principio:
- Un mandato sin cobros durante 36 meses caduca. Si un socio se da de baja y vuelve a los cuatro años, necesita uno nuevo.
- Un mandato único sirve para un solo cobro. Después queda usado. Inés lo usa para la matrícula de los cursos de verano.
- Los cambios no rompen el mandato. Si un socio cambia de cuenta, se actualiza el IBAN y el siguiente adeudo informa al banco de la modificación. Lo que no se puede es cambiarlo mientras ese socio está en una remesa abierta.
Paso 4. Avisar antes de cobrar
Antes de cada cargo, el deudor tiene que saber cuánto y cuándo. Es la prenotificación, y por defecto se envía con 14 días naturales de antelación, salvo que el mandato o vuestro contrato fijen otro plazo. Inés lo redujo a 5 días en las condiciones de inscripción del gimnasio.
La prenotificación puede ir en la propia factura: el PDF que genera la plataforma incluye la línea con la fecha prevista del adeudo, la referencia del mandato y tu identificador de acreedor. Si mandas la factura con la antelación pactada, el aviso ya está hecho. La referencia del mandato también viaja en la factura electrónica cuando la emites en Facturae, UBL o CII. Lo que tiene que llevar el resto de la factura está en cómo hacer una factura.
Las cuotas del gimnasio salen de facturas recurrentes: una plantilla por socio con su calendario y su mandato. Cada mes la plantilla genera la factura con la domiciliación ya puesta. Si el mandato de un socio deja de estar activo, esa factura no se genera y la plantilla se pausa hasta que le asignes otro, en lugar de emitir en silencio una factura con otra forma de pago.
Paso 5. La remesa
Cada adeudo lleva una secuencia: primer cobro de un mandato, cobro recurrente, último cobro o cobro único. Un primer cobro repetido o un recurrente sin primero es una de las causas típicas de que el banco rechace un recibo.
En Faxtal la secuencia no la eliges tú. La plataforma tiene el historial de cada mandato y la calcula, y la fija cuando marcas la remesa como enviada, no al crearla: una remesa que preparas y nunca mandas no gasta el primer cobro de nadie.
El proceso de Inés el día 1 de cada mes:
- Abre la propuesta de remesa. Lista los vencimientos domiciliados del periodo con su mandato y su secuencia, y aparta los que tienen algún problema, con el motivo: un socio sin mandato, uno caducado. No falla la remesa entera por un recibo.
- Elige la fecha de cobro. Pone el día 5. La plataforma no admite una fecha anterior a la primera que permite el plazo de su banco.
- Genera el fichero. Sale en el formato estándar que piden los bancos, validado contra los esquemas oficiales antes de descargarlo.
- Lo sube a la banca en línea y marca la remesa como enviada. La plataforma no envía el fichero al banco ni ejecuta cobros: eso lo hace tu banco.
- El día 5, con el abono en cuenta, marca la remesa como cobrada. Cada recibo queda registrado como cobro con la fecha de ejecución de la remesa.
Esa fecha no es un detalle si tu empresa está en el criterio de caja: el IVA de cada cuota se declara en el trimestre de ese cobro.
Paso 6. Las devoluciones
Un recibo puede volver por dos vías. El banco del deudor lo rechaza o lo devuelve por un motivo técnico: saldo insuficiente, cuenta cancelada, cuenta inexistente. O el deudor pide a su banco que se lo devuelva.
| Quién lo pide | Esquema | Plazo |
|---|---|---|
| El deudor, cargo autorizado | CORE | 8 semanas desde el cargo, sin dar motivo (RDL 19/2018, arts. 48 y 49) |
| El deudor, cargo autorizado | B2B | No hay devolución |
| El deudor, cargo no autorizado | CORE y B2B | Hasta 13 meses desde el cargo (art. 43), salvo pacto distinto en contratos de empresa (art. 34) |
Una devolución dentro de las 8 semanas no significa que la deuda desaparezca. El socio te sigue debiendo la cuota; lo que pierdes es el cobro automático. Si después no paga, es una factura impagada como cualquier otra, con su calendario de reclamación.
Cada devolución se anota en la remesa, entera o recibo a recibo, con el código del motivo y la fecha. El cobro no se borra: se anota la devolución como movimiento inverso, y la factura vuelve a quedar pendiente. El vencimiento sigue domiciliado, así que puede entrar en la remesa siguiente. Lo que Faxtal no hace es leer los ficheros de devoluciones que envía el banco: las anotas tú a partir de lo que te comunica tu banco.
El mes de Inés, con números
Remesa CORE del 5 de octubre: 300 recibos de 45 €, 13.500 €. De los 300, 286 son cobros recurrentes, 12 son primeros cobros de socios dados de alta en septiembre y 2 son últimos cobros de socios que han pedido la baja.
El banco abona 13.500 € el día 5 e Inés marca la remesa como cobrada. En los días siguientes vuelven siete recibos:
| Motivo | Recibos | Importe |
|---|---|---|
| Saldo insuficiente | 4 | 180 € |
| Cuenta cancelada | 1 | 45 € |
| Devolución pedida por el socio | 2 | 90 € |
| Total devuelto | 7 | 315 € |
Cobrado en firme: 13.500 − 315 = 13.185 €. Las comisiones que el banco cobre por cada devolución dependen del contrato de Inés y se suman a la pérdida.
Las cuatro de saldo insuficiente entran en la remesa del 5 de noviembre junto a la cuota de ese mes. El socio de la cuenta cancelada recibe un aviso para firmar un mandato con su nueva cuenta. Uno de los dos que pidieron la devolución lo hizo a las tres semanas, dentro de las ocho que le da CORE; el otro, por error. Los dos pagan en recepción.
Y la remesa B2B de la empresa de logística, 630 €, va aparte y no vuelve.
Lo que se cruza con el banco
La remesa cobrada llega al extracto como un único abono de 13.500 € y las devoluciones como cargos sueltos. Si concilias el banco cada mes, como en el caso de conciliación bancaria, esos movimientos son los que te dicen qué marcar. La regla de Inés es simple: no marca la remesa como cobrada hasta ver el abono, y no da por buena una cuota hasta que pasa la semana de devoluciones técnicas.
Fuentes
- Reglamento (UE) n.º 260/2012, requisitos técnicos y empresariales de las transferencias y los adeudos domiciliados en euros (EUR-Lex)
- Real Decreto-ley 19/2018, de 23 de noviembre, de servicios de pago y otras medidas urgentes en materia financiera, arts. 34, 43, 48 y 49 (BOE)
- Banco de España — Portal del Cliente Bancario: adeudos domiciliados
