Registro de facturación VeriFactu: qué pasa al emitir
Una fisioterapeuta emite una factura de 45 € y, en ese segundo, su programa genera un registro, una huella y un QR. Lo que hay dentro de cada uno.
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Lucía, fisioterapeuta en Zaragoza, pulsa «Emitir» a las 10:42 y su paciente sale con un papel que lleva un cuadrado negro en la esquina. Es la factura F-2026-0412: una sesión de 45 €, exenta de IVA por ser asistencia sanitaria (artículo 20.Uno.3.º de la Ley del IVA). Lo que no se ve es lo que su programa ha hecho en ese mismo segundo.
Lucía es autónoma y su fecha de VeriFactu es el 1 de julio de 2027. Factura con Faxtal desde enero y emite ya con registro, porque adelantarse es voluntario y no cambia nada de lo que declara. Lo que sigue es el recorrido de esa factura de 45 €.
10:42:07, el registro de alta
Al emitir, el programa genera un registro de facturación de alta, el del artículo 10 del Real Decreto 1007/2023. No es la factura: es un bloque de datos paralelo que deja constancia de que esa factura existe. Lleva el NIF y el nombre de Lucía, los datos de la paciente cuando hay que identificarla, el número y la serie, la fecha de expedición y la de la operación, el tipo de factura, la descripción, el importe total, el régimen de IVA y la indicación de que la operación está exenta. Lleva también el código del sistema informático que lo genera y la fecha, hora, minuto y segundo de generación: 10:42:07.
Y lleva una referencia al registro inmediatamente anterior. La factura anterior de Lucía es la F-2026-0411, de las 10:05, a otro paciente. El registro de la 0412 incluye su número, su fecha y los primeros 64 caracteres de su huella.
La huella y la cadena
La huella es el resultado de pasar el contenido del registro por el algoritmo SHA-256, el que fija la Orden HAC/1177/2024. Sale una cadena de longitud fija. Si cambia un céntimo, cambia entera, y desde la huella no se puede reconstruir el dato original.
Como cada registro contiene la huella del anterior, los registros forman una cadena:
| Registro | Factura | Importe | Encadena con | Huella (ilustrativa) |
|---|---|---|---|---|
| Alta | F-2026-0411, 14-04-2026 | 45,00 € | F-2026-0410 y su huella | 5c1e... |
| Alta | F-2026-0412, 14-04-2026 | 45,00 € | F-2026-0411 y 5c1e... | 9f2a... |
| Alta | F-2026-0413, 14-04-2026 | 45,00 € | F-2026-0412 y 9f2a... | c471... |
Las huellas de la tabla son ilustrativas. La mecánica es la real: si alguien modificara mañana el registro de la 0411, su huella dejaría de coincidir con la que lleva dentro la 0412, y la cadena quedaría rota desde ese punto hasta el final. No hace falta revisar mil facturas para saberlo: basta con recalcular.
La cadena va por sistema informático, no por serie. Si Lucía emitiera también desde un TPV con otro programa, tendría dos cadenas. Por eso conviene pensar las series de facturación antes de empezar.
El cuadrado negro
El QR que lleva la factura mide entre 30 y 40 milímetros de lado y sigue la norma ISO/IEC 18004 (artículo 21 de la Orden). Dentro no hay datos cifrados ni el detalle de la factura: es una dirección de la sede de la AEAT con cuatro datos, que son el NIF de Lucía, el número F-2026-0412, la fecha de expedición y el importe total, 45,00 €. Junto al QR va la leyenda «VERI*FACTU», porque su sistema remite los registros a la AEAT.
Por la tarde, la paciente escanea el QR con el móvil. La sede de la AEAT compara esos cuatro datos con el registro que ha recibido y le dice que la factura consta. El importe se coteja al céntimo: si la factura dijera 45,00 € y el registro 40,00 €, la respuesta sería que no la encuentra.
En Faxtal, Lucía no prepara nada de esto. Emitir genera el registro, la huella y el QR en el mismo gesto, y la remisión a la AEAT sale en segundo plano. Durante unos segundos la factura aparece como «pendiente de envío», que no significa que no sea válida: está registrada y encadenada, y falta el acuse de la AEAT. Si la sede está lenta, el programa reintenta solo. Lo que no hay que hacer nunca es volver a emitirla, porque duplicaría el registro y el número.
12:15, una factura que no debió existir
A mediodía, Lucía se da cuenta de que la F-2026-0413 se la ha hecho a un paciente que ya había pagado esa sesión dentro de un bono. Esa factura no tenía que existir.
No la borra. El programa genera un registro de anulación, el del artículo 11, que se encadena detrás del último registro como uno más. Es más corto que el de alta: el NIF de Lucía, el número, la serie y la fecha de la factura anulada, la referencia al registro anterior con su huella, el código del sistema y la fecha y hora de generación. La 0413 queda anulada, no desaparecida, y la AEAT la ve así.
Al día siguiente encuentra otro error. A la paciente de la 0412 le correspondía la tarifa de bono, 40 € en vez de 45 €. Esa factura sí debía existir, pero con otro importe. Aquí no se anula: se emite una factura rectificativa por diferencias, de −5 €, que genera su propio registro de alta y se encadena detrás. En el registro queda todo: la original, la corrección y el motivo.
La firma, que en su caso no hace falta
El artículo 12 del reglamento exige que los registros lleven huella y firma electrónica. El artículo 16 hace la excepción que afecta a Lucía: los sistemas que remiten todos sus registros a la AEAT, los VERI*FACTU, no necesitan firmarlos y se presume que cumplen. La firma es obligatoria en la modalidad no verificable, donde los registros se quedan en el sistema y se entregan si la AEAT los pide.
Para remitir sí hace falta un certificado. Lucía no tiene uno propio para esto, así que al dar de alta su empresa eligió delegar en la plataforma, que remite en su nombre. Quien ya tiene certificado puede subirlo y usarlo.
Comprobar que la cadena está entera
La Orden HAC/1177/2024 exige que el sistema permita verificar toda la cadena o una parte de ella de forma rápida y sencilla. En Faxtal hay una pantalla para eso: recorre los registros en orden, recalcula cada huella y dice si la cadena está íntegra o en qué registro se rompe. Si no llega al final en una pasada, lo indica como verificación parcial.
Lo que Lucía tiene que guardar
El sistema debe conservar todos los registros durante el plazo de la Ley General Tributaria (artículo 8.2.c del reglamento) y ofrecer una forma de descargarlos en formato legible. Guardarlos sigue siendo responsabilidad de Lucía, no de su proveedor. A eso se suman las facturas, con las reglas de conservación de facturas, y los libros registro que siga obligada a llevar. Si un día cambia de programa, se lleva sus libros, sus listados y sus facturas en formato electrónico, y empieza una cadena nueva en el sistema nuevo. La vieja no se reencadena: se cierra y se conserva.
De todo esto, lo único que Lucía decide es con qué programa factura. Lo demás pasa en el segundo que tarda en pulsar «Emitir». Si quieres el marco general, está en qué es VeriFactu.
Fuentes
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, artículos 8, 10, 11, 12 y 16 (BOE)
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, artículos 6, 7, 13 y 21 (BOE)
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril (BOE)
- Ley 37/1992, del IVA, artículo 20.Uno.3.º (BOE)
- AEAT — Preguntas frecuentes sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU
- AEAT — Especificaciones técnicas del código QR de la factura
- Ley 58/2003, General Tributaria (BOE)
