Migrar la cartera a VeriFactu: empieza por las sociedades
Un despacho de 200 clientes, dos fechas y cinco grupos que no se migran igual. El inventario, el orden, los tres correos y las horas que cuesta.
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El 1 de enero de 2027 tus clientes de Sociedades tienen que facturar con un sistema VeriFactu. El resto, autónomos y entidades en atribución de rentas, el 1 de julio de 2027. Son las fechas que fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, y no se han movido. Parece margen hasta que cuentas cuántos clientes facturan todavía en Excel y cuántos no han abierto un correo tuyo sobre esto.
Actualización del 12 de octubre de 2026. Hacienda anunció el 5 de octubre que aplazará las obligaciones pendientes de VeriFactu hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica de las empresas de hasta 8 millones de euros. Es un anuncio, no una norma: mientras no se publique en el BOE, siguen vigentes el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Qué se sabe y qué no, en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028.
El trabajo de un despacho aquí no es técnico. Es de inventario, de orden y de comunicación. Esta guía va por esa parte, con las dos fechas del calendario como único punto fijo.
Paso 1. Inventario: una fila por cliente
Antes de mirar herramientas, necesitas saber qué tienes. Una hoja con estas columnas:
| Columna | Valores | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Régimen | Sociedades / IRPF / atribución de rentas | Decide si su fecha es enero o julio de 2027 |
| Territorio | Común / Álava / Bizkaia / Gipuzkoa / Navarra / Canarias | Decide qué sistema le aplica |
| Cómo factura hoy | Excel o Word / talonario / programa / programa de gestión propio / no factura | Decide el esfuerzo de migración |
| Facturas al mes | Menos de 10, 10-50, 50-300, más de 300 | Decide si le basta una solución mínima |
| Quién emite | El cliente / el despacho | Decide de quién es el trabajo |
| Nivel digital | Alto / medio / resistente | Decide cuánto acompañamiento necesita |
La última columna es la que más vas a usar en la primavera de 2027. No la dejes en blanco.
Paso 2. Cinco grupos
Con el inventario hecho, la cartera se ordena sola.
Grupo A. Sociedades en territorio común. Fecha: 1 de enero de 2027. Van primero y no admiten retraso. Si facturan desde un programa de gestión propio, la conversación es con quien se lo mantiene.
Grupo B. Autónomos de territorio común con programa de facturación. Fecha: 1 de julio de 2027. Basta con confirmar por escrito que el programa será conforme y desde cuándo. Si el proveedor no lo aclara, pásalos al grupo C.
Grupo C. Autónomos que facturan en Excel, Word o talonario. Fecha: 1 de julio de 2027. Los que más tiempo consumen y más se resisten, y en muchos despachos casi la mitad de la cartera.
Grupo D. Clientes forales. No entran en VeriFactu: están en TicketBAI en las tres diputaciones vascas y, en Bizkaia, dentro de BATUZ con su LROE. Lo que toca es revisar que su programa siga dado de alta en la diputación. El detalle, en TicketBAI por territorio. Navarra tiene su propio régimen y hoy no aplica ninguno de los dos.
Grupo E. Clientes canarios. Sí entran en VeriFactu, con las mismas fechas, pero repercuten IGIC y presentan los modelos 420 y 425 en lugar del 303 y el 390. Si tu herramienta no calcula IGIC, este grupo se te queda fuera. Faxtal factura con IGIC y precalcula sus modelos, 420 y 425 incluidos, en la misma aplicación que el resto de la cartera. Lo tienes en IGIC en Canarias.
Un reparto habitual en un despacho de 200 clientes:
| Grupo | % típico | Clientes | Esfuerzo por cliente |
|---|---|---|---|
| A. Sociedades comunes | 20 % | 40 | Alto |
| B. Autónomos con programa | 25 % | 50 | Bajo |
| C. Autónomos en Excel | 45 % | 90 | Medio, muy repetido |
| D. Forales | 5 % | 10 | Revisión |
| E. Canarios | 5 % | 10 | Medio |
Paso 3. El calendario, hacia atrás desde las dos fechas
| Periodo | Objetivo | Entregable |
|---|---|---|
| Junio-septiembre de 2026 | Inventario y grupos cerrados; plataforma elegida | La hoja completa y la decisión tomada |
| Octubre-noviembre de 2026 | Migración del grupo A. Piloto con 5-10 clientes del C | Sociedades emitiendo ya con el sistema nuevo |
| Antes del 15 de diciembre de 2026 | Grupo A al 100 % | Ninguna sociedad cambia de sistema en Navidad |
| Enero-marzo de 2027 | Grupo A obligado y en marcha. Migración del grupo B | Incidencias del primer trimestre real resueltas |
| Abril-mayo de 2027 | Grupo C por tandas de 20-30. Revisión de D y E | Grupo C emitiendo antes del 15 de junio |
| Junio de 2027 | Colchón: rezagados, casos raros, repesca | Cartera cerrada antes del 1 de julio |
Si llegas al otoño de 2026 sin inventario, no lo hagas completo: haz el del grupo A en dos semanas y deja el resto para enero. Las sociedades son lo único que no espera.
Dos reglas que evitan disgustos. La primera: el grupo A migra en diciembre de 2026, no el 2 de enero. Cambiar de sistema el día que empieza la obligación es buscarse problemas de numeración y de series. La segunda: el grupo C no puede ocupar el segundo trimestre de 2027 entero, porque coincide con la campaña de la Renta. Las tandas empiezan en abril.
Paso 4. Tres correos a cada cliente
Tres envíos, con tres objetivos. Ni uno más.
Primero, para clasificar. Corto, y pide una respuesta de una línea.
Asunto: Cambio en la facturación: qué te afecta y cuándo
Hola, [nombre]:
En 2027 los programas de facturación tienen que cumplir un reglamento estatal, VeriFactu. En la práctica, cada factura deja un registro al emitirse, con una huella y un código QR, y las facturas emitidas ya no se pueden borrar ni modificar: se rectifican.
Tu fecha es el [1 de enero / 1 de julio] de 2027.
Para preparar tu caso necesito una sola respuesta: ¿con qué emites hoy tus facturas? Excel, Word, talonario, un programa (dime cuál) o las emitimos nosotros.
Con eso te digo qué hacer y cuándo. De momento no tienes que hacer nada más.
Un saludo, [firma]
Segundo, al llegarle su turno: instrucciones. El día del cambio, el día en que deja de usar lo anterior, con qué número arranca la serie nueva, el enlace de acceso y a quién llamar.
Tercero, una semana antes de su fecha: confirmación. Que ya está listo y que desde ese día una factura emitida no se toca: se rectifica.
En ninguno de los tres van cifras de sanciones en el asunto, mayúsculas ni urgencia inventada. Un cliente que asocia VeriFactu al miedo aplaza la conversación.
Paso 5. Una plataforma por defecto
La tentación es dejar que cada cliente siga con lo suyo. Se sostiene mal: cuatro herramientas son cuatro formaciones internas y cuatro sitios donde mirar cuando un cliente llama porque «no le sale el QR».
El criterio práctico es una plataforma por defecto y excepciones justificadas por escrito. Las excepciones razonables son dos: el cliente con un programa de gestión propio que no va a cambiar y el cliente grande con integraciones que costaría más romper que mantener. Para el primero hay una salida que no obliga a cambiar de programa, y la contamos en facturar desde tu programa de gestión o con un asistente.
Al comparar proveedores, mira tres cosas. Que el cumplimiento no sea un módulo de pago aparte: un precio bajo con VeriFactu cobrado por separado no es un precio bajo. Que haya acceso por cliente con roles, para que nadie comparta contraseñas. Y que se pueda importar desde Excel, porque con 90 clientes del grupo C la vas a necesitar.
Faxtal importa clientes, productos y facturas desde Excel en todos los planes, sin integraciones. Para los clientes del grupo A con programa propio, la API de los planes Pro y Business permite emitir y registrar desde ese programa. Lo que no hace es la contabilidad de partida doble: si tu programa contable funciona, se queda, y recibe los libros y las facturas exportados.
Paso 6. Los que se resisten
Siempre hay un 10 %. Cuatro perfiles:
| Perfil | Qué dice | Qué funciona |
|---|---|---|
| El del talonario | «Llevo treinta años facturando así» | Hacerle tú las cinco primeras facturas delante de él, no mandarle un manual |
| El escéptico | «Esto lo aplazan otra vez» | Darle la razón a medias: Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 otro aplazamiento, a octubre de 2028, pero no está en el BOE y hoy rigen las fechas de 2027. Migrar antes no cuesta más y deja el problema resuelto, se confirme o no |
| El de tres facturas al mes | «Para lo que facturo…» | Una solución mínima: un plan gratuito o la aplicación gratuita de la AEAT para volúmenes muy bajos |
| El ocupado | No contesta | Fecha en la agenda del despacho y una llamada. El cuarto correo no lo va a leer |
Con el escéptico, cuidado con la multa. Quien tiene un sistema no conforme se expone a 50.000 € por ejercicio (art. 201 bis de la Ley General Tributaria). Los 150.000 € que circulan son para quien fabrica o comercializa el software, no para tu cliente. Dar bien el dato te da credibilidad, y exagerarlo te la quita. Está desarrollado en sanciones de VeriFactu.
Las horas, con números
Despacho de 200 clientes y tres personas:
| Tarea | Clientes | Minutos por cliente | Horas |
|---|---|---|---|
| Inventario y clasificación | 200 | 5 | 17 |
| Alta y configuración de series | 190 | 15 | 48 |
| Formación individual, grupo C | 90 | 30 | 45 |
| Formación, grupos A y B | 90 | 10 | 15 |
| Incidencias y repesca | — | — | 30 |
| Total | 155 |
Son 155 horas entre junio de 2026 y junio de 2027: unas tres horas semanales para todo el despacho. Si se empieza en abril de 2027, las mismas horas caen en diez semanas y en plena Renta.
Casos que no encajan en un grupo
Una sociedad en Madrid con actividad en Bizkaia. Son dos ámbitos: lo que tributa en territorio común entra en VeriFactu el 1 de enero de 2027, y lo sujeto a normativa foral sigue en TicketBAI. Dos filas en el inventario.
Un cliente canario que cree que está fuera. No lo está. El reglamento se aplica en todo el territorio y sus referencias al IVA se entienden hechas también al IGIC. Cambian el impuesto y los modelos, no la obligación.
La factura electrónica entre empresas. Es otra norma, la Ley 18/2022 con el Real Decreto 238/2026, y no conviene mezclarla con esta migración. Su reloj se puso en marcha con la Orden HAC/1028/2026, publicada en el BOE el 5 de octubre de 2026: un año para las empresas que facturan más de 8 millones y dos para el resto. Planifícala aparte, con lo que contamos en factura electrónica obligatoria.
Si un técnico del despacho necesita repasar la base antes de hablar con los clientes, que empiece por qué es VeriFactu y por cómo adaptarse en cinco pasos. Y si solo vas a hacer una cosa esta semana, que sea la columna de régimen del inventario: de ella sale quién va primero.
Fuentes
- Ministerio de Hacienda — Nota informativa sobre VeriFactu, 5 de octubre de 2026
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre (BOE)
- Real Decreto 254/2025, de 1 de abril (BOE)
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- AEAT — Sistemas informáticos de facturación y VeriFactu
- Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 201 bis (BOE)
- Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, solución pública de facturación electrónica (BOE de 5/10/2026)
