Factura proforma, presupuesto o factura: cuál mandar
Se parecen en pantalla y no tienen nada que ver ante Hacienda. Qué documento mandas antes de cobrar, cuál después y cuál deja rastro en VeriFactu.
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Un cliente de Santiago de Chile pide «la factura» antes de transferir el anticipo de dos equipos. Lo que necesita para mover el dinero desde su banco y despachar la mercancía en aduana es una proforma. Si le mandas una factura de verdad, documentas una venta que aún no ha ocurrido. Si le mandas un presupuesto, su banco no lo acepta.
Los tres documentos tienen el mismo aspecto. Lo que cambia es lo que provocan ante Hacienda.
La tabla
| Presupuesto | Factura proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Una oferta comercial | El anticipo formal de una factura | El justificante de una operación hecha |
| Para qué sirve | Vender y negociar | Pagar por adelantado, pasar aduana, aprobar una compra | Cobrar y declarar |
| Efecto fiscal | Ninguno | Ninguno | Devenga IVA y se declara |
| Numeración | Libre | Serie propia, por ejemplo PRO-2026-0042 | Correlativa dentro de su serie, obligatoria |
| Libros registro y 303 | No | No | Sí |
| El cliente deduce el IVA | No | No | Sí |
| Registro VeriFactu y QR | No | No | Sí |
El presupuesto propone. Detalla alcance, precio y plazo de validez, y espera una aceptación. La proforma da por cerrado el precio y sirve para que la otra parte actúe: pague, autorice el gasto o presente el documento en aduana. La factura llega cuando la operación existe.
Por qué la proforma no es una factura
El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) dice qué es una factura y qué menciones lleva. La proforma no aparece porque no documenta una operación hecha, sino una propuesta. De ahí salen tres consecuencias.
No hay devengo. El IVA se devenga cuando entregas el bien, prestas el servicio o cobras un anticipo (art. 75 de la Ley 37/1992). Una proforma no es ninguna de las tres cosas.
No se anota. Los libros registro recogen facturas expedidas y recibidas. La proforma no entra en ellos, ni en el modelo 303, ni en el 347, ni en el 349.
Tu cliente no puede deducir con ella. La Dirección General de Tributos lo trató en la consulta vinculante V2825-17: lo que importa no es el nombre del documento, sino que reúna las menciones del artículo 6 del reglamento. En aquel caso faltaban el número, la fecha y los datos del destinatario, y el documento no valía para deducir.
Esa consulta tiene una lectura al revés. Una «proforma» que cumpla todos los requisitos de una factura completa podría tratarse como factura, con sus obligaciones para ti. Por eso la proforma se marca como tal y se emite sin la forma de una factura completa.
Qué pasa con la proforma en VeriFactu
El Real Decreto 1007/2023, modificado por el RD 254/2025, obliga a que el programa genere un registro de facturación de alta al expedir cada factura, con su huella encadenada y su QR. El registro sale de las facturas, no de los documentos comerciales previos. Una proforma no genera registro, ni huella, ni QR, y no se remite a la AEAT. Tampoco los presupuestos, albaranes, pedidos y notas de entrega.
Lo que sí cuenta es el momento de convertirla. Al expedir la factura, el registro se genera a la vez o inmediatamente antes, no al día siguiente.
En Faxtal, el registro nace al emitir. Mientras una factura está en borrador no tiene registro ni QR, y no hay nada que anular si al final no la emites. El detalle del registro está en qué es VeriFactu y en registro de facturación, QR y huella. El calendario vigente es el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025.
Qué pones en una proforma
No hay contenido obligatorio, porque no es un documento regulado. Para que sea útil sin confundirse con una factura, lleva:
- «FACTURA PROFORMA» visible y la mención «documento sin validez fiscal».
- Serie y número propios, fuera de la serie de facturas.
- Fecha de emisión y fecha de validez.
- Tus datos y los del cliente, con su número de identificación fiscal.
- Descripción, cantidades y precios.
- Base, tipo de IVA previsto y cuota estimada, o la exención o inversión del sujeto pasivo que se vaya a aplicar.
- Condiciones de pago, divisa y datos bancarios.
- En exportación, el incoterm, el peso, el país de origen y el código arancelario si lo conoces.
Si numeras las proformas dentro de tu serie oficial, cada proforma que no se convierta en venta dejará un hueco. Los saltos de numeración son de lo primero que se pregunta en una comprobación. Lo explicamos en numeración y series.
El caso de Chile, con números
Un taller de instrumentación de Zaragoza vende dos analizadores a ese cliente chileno por 8.400 €, transporte y seguro incluidos.
Emite la proforma PRO-2026-0042 el 3 de septiembre de 2026, con 30 días de validez, incoterm CIP Santiago y la mención de que la entrega está exenta de IVA por exportación (art. 21 de la Ley 37/1992). Total: 8.400 €, sin cuota.
El 15 de septiembre el cliente paga el 40 %: 3.360 €.
Ese cobro devenga el impuesto por el importe cobrado (art. 75.Dos de la Ley del IVA). Como la exportación está exenta, no hay cuota que repercutir, pero el taller tiene que emitir una factura por el anticipo. Si la operación estuviera sujeta, esa factura llevaría su IVA.
En Faxtal, esa factura de anticipo es una factura más de tu serie: al emitirla se genera su registro de facturación con su huella y su QR, igual que la que emitirás por el resto cuando salga el embarque.
La regla que se desprende del caso: la proforma acompaña al cobro, pero no lo sustituye. Cuando entra dinero o sale la mercancía, toca factura. Cómo hacerla, en cómo hacer una factura.
Cuál te toca
Estás negociando y el cliente aún no ha dicho que sí: presupuesto.
El precio está cerrado y el cliente necesita un documento para pagar por adelantado, aprobar la compra internamente o pasar aduana: proforma, con su serie aparte.
Ha entrado dinero, has entregado o has prestado el servicio: factura. Si la operación queda sin hacer, la proforma no se anula ni se rectifica, porque nunca hubo nada registrado. Basta con marcarla como no aceptada.
Tu cliente te pide la proforma «para su contabilidad»: dásela, pero avísale de que no le sirve para deducir el IVA. Su asesoría va a necesitar la factura.
Fuentes
- Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de obligaciones de facturación (BOE)
- Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE)
- Real Decreto 1007/2023, requisitos de los sistemas informáticos de facturación (BOE)
- Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE)
- Consulta vinculante DGT V2825-17, sobre la deducción del IVA con documentos denominados «factura proforma».
