IVA a particulares de la UE: ventanilla única y modelo 369

Un cliente de Múnich compra una lámpara de 200 € en tu web, y la pregunta es si le cobras el 21 % español o el 19 % alemán. La respuesta depende de una cifra: lo que has vendido a particulares de otros países de la UE en el año anterior y en el que va. Si no pasa de 10.000 €, IVA español. Si lo pasa, IVA alemán, y ese IVA lo declaras en España con el modelo 369, sin darte de alta en Alemania.

Esta guía sigue un año de Irene, ceramista en Valencia, que vende lámparas en su tienda online: el umbral, el alta en la ventanilla única, las facturas y su primer 369.

Paso 1: comprueba que tu cliente es un particular

Todo esto vale para las ventas a distancia intracomunitarias: bienes que envías desde España a alguien de otro Estado miembro que no compra como empresario. Si el cliente es una empresa con un número de IVA válido, la venta es una entrega intracomunitaria exenta, va sin IVA y se declara en el modelo 349. Es otro régimen.

Quedan fuera los medios de transporte nuevos y los bienes que se instalan o montan en destino.

Paso 2: haz la cuenta del umbral

El umbral es de 10.000 € al año, sin IVA, y es uno solo para toda la UE: no se cuenta país por país. Suman las ventas a distancia de bienes y los servicios de telecomunicaciones, radiodifusión y electrónicos prestados a particulares de otros Estados miembros. Se mira el año anterior y el año en curso.

Irene vendió 8.200 € a particulares de la UE en 2025. En 2026 sigue facturando con el 21 % español. El 14 de septiembre lleva 9.700 €. El 15 entra un pedido de una lámpara de 450 € desde Lyon. Con él llega a 10.150 €: ese pedido ya lleva el 20 % francés, 90 €, y no el español. Las ventas anteriores no cambian: se quedaron con IVA español y se declararon en su 303. Desde el 15 de septiembre, todas sus ventas a particulares de la UE llevan el IVA del país del cliente, y en 2027 también, porque en 2026 superó el umbral.

Paso 3: date de alta en la ventanilla única

Sin la ventanilla única, Irene tendría que registrarse a efectos del IVA en Francia, en Alemania y en cada país al que venda, y presentar allí sus declaraciones. La ventanilla única (en inglés, One Stop Shop u OSS) le permite declarar en España, en un solo modelo, el IVA de todos esos países. La AEAT lo reparte después.

Es un régimen de gestión, no de localización. No decide qué IVA lleva la venta, porque eso ya lo decidió el umbral. Decide dónde lo declaras.

Hay tres regímenes:

El alta se pide con el modelo 035. Surte efecto el primer día del trimestre siguiente, salvo que lo presentes como muy tarde el día 10 del mes siguiente a tu primera venta en destino: entonces vale desde esa venta. Irene presenta el 035 el 5 de octubre de 2026, dentro del plazo, y el régimen se le aplica desde el pedido de Lyon del 15 de septiembre. Si se le hubiera pasado el día 10, esas ventas de septiembre tendría que declararlas directamente ante Francia y Alemania.

Paso 4: factura con el IVA del país del cliente

Con España como Estado de identificación, la factura sigue el reglamento de facturación español y es obligatoria, aunque el cliente sea un particular. Puede ser simplificada si cabe en sus límites. Lleva el tipo y la cuota del país de consumo, no el español. No hay ninguna mención especial que añadir.

La lámpara de Múnich, vendida el 22 de septiembre, sale así: 200 € de base, 19 % de IVA alemán, 38 €, y 238 € de total. Antes del 15 de septiembre la misma venta habría salido a 242 €, con el 21 % español.

Factura en euros. Si facturas en otra moneda, no hay criterio publicado sobre en qué divisa expresar la cuota extranjera, y en el 369 tendrás que convertirla al cambio del Banco Central Europeo del último día del periodo.

Paso 5: qué ve la AEAT en tu registro de facturación

El IVA alemán no es un impuesto español. Por eso, en los registros que se envían a la AEAT, sea por VeriFactu o por el SII, la venta de ventanilla única va como no sujeta en España, con la clave 17 y sin tipo ni cuota española.

Aquí hay un punto que la AEAT no ha resuelto por escrito: qué importe total lleva ese registro. Faxtal registra la base, sin el IVA extranjero. El motivo es práctico. En las pruebas con la AEAT, enviar el total con el IVA alemán incluido devolvía cada factura como «aceptada con errores», porque las validaciones de Hacienda no cuadran ese total con un desglose sin cuota española, y la norma obliga a subsanar esos errores. Con la base, la respuesta es correcta.

El efecto para ti está en el código QR. El QR de la factura lleva el mismo importe que el registro, 200 € en la lámpara de Múnich, no los 238 € que pagó el cliente. Si tu cliente escanea el QR para cotejar la factura en la sede de la AEAT, la encontrará por la base. Lo que ve el cliente en la factura impresa sigue siendo el total real. El funcionamiento del QR está en registro de facturación, QR y huella.

Paso 6: presenta el modelo 369

El modelo 369 es la declaración de la ventanilla única. Recoge, país por país y tipo por tipo, la base y la cuota de tus ventas en destino.

El 369 del tercer trimestre de 2026 de Irene, que presenta en octubre, solo recoge la segunda quincena de septiembre:

El del cuarto trimestre, que presenta en enero de 2027, ya es un trimestre completo:

Ingresa 752 € a la AEAT, que reparte 304 € a Alemania, 250 € a Francia y 198 € a Italia. El IVA que pagó por el horno, el embalaje y la publicidad no aparece aquí: sigue deduciéndolo en su 303, como siempre.

Faxtal prepara el borrador y el fichero de presentación del 369 del régimen de la Unión a partir de las facturas con la clave 17. Agrupa por país, tipo y clase de tipo, separa bienes de servicios y lleva al bloque de correcciones las rectificativas de periodos anteriores por su diferencia de cuota. Si alguna venta del trimestre no se puede declarar, por ejemplo porque le falta el país de consumo o sus importes no están en euros, te la señala y no entrega el fichero hasta que la corrijas. Los modelos de IVA precalculados están en el plan Business. El fichero lo presentas tú en la sede de la AEAT.

Paso 7: el 303 y el 390 también cambian

Las ventas de ventanilla única no van al IVA devengado del 303, pero cuentan en tu volumen de operaciones. Se informan sin cuota, con la base sin IVA extranjero:

En el tercer trimestre, Irene lleva 650 € a la casilla 123. Sus 9.700 € de ventas con IVA español siguen en las casillas de devengo de siempre.

Las ventas de ventanilla única no van al 349, porque no son entregas intracomunitarias. ¿Presentar el 369 te libra del 390? Las instrucciones del 390 dicen que no están obligados quienes presentan el 369, pero la orden que regula el modelo no lo recoge. La lectura que encaja todas las piezas es que esa exención es para quien solo presenta el 369, sin 303. Si presentas también el 303, sigues presentando el 390. No hay pronunciamiento expreso de la AEAT.

Paso 8: lleva el registro de operaciones

El régimen exige un registro propio, distinto de los libros del IVA. Por cada venta: país de consumo, descripción, fecha, base, tipo, cuota, cobros, anticipos, datos de la factura, información que localice al cliente y prueba de las devoluciones. Se conserva diez años desde el final del año de la venta, y si un Estado miembro lo pide, se entrega en el formato electrónico europeo.

Faxtal genera ese registro con las facturas de la clave 17 y sus cobros, y lo valida contra el esquema oficial. Hay tres datos que no tiene: la región del país de consumo, el origen y el destino reales del transporte y la prueba de dónde está tu cliente. Las operaciones que los necesitan salen listadas como incompletas, para que las completes tú, en lugar de rellenarlas con un valor que parezca bueno. Su cobertura llega hasta el régimen de la Unión ante la AEAT y las ventas enviadas desde España: no prepara el 369 de los regímenes exterior y de importación ni el que se presenta ante las diputaciones vascas o Navarra, y una venta con IVA de otro país no se exporta en Facturae, UBL ni CII, porque ninguno de esos formatos lleva el país del impuesto.

Lo que cambia desde 2027

La Directiva (UE) 2025/516, la del IVA en la era digital, cambia el régimen por etapas.

• Desde el 1 de enero de 2027, estar inscrito en el régimen de la Unión equivale a haber optado por tributar en destino, y el umbral de 10.000 € solo cuenta las ventas enviadas desde el Estado donde estás establecido.
• Desde el 1 de julio de 2028, el régimen se amplía a más operaciones, como los bienes que se instalan o montan en destino, y nace uno nuevo para trasladar mercancía propia a otro Estado miembro.

En España, el Gobierno aprobó en junio de 2026 el proyecto de ley que traspone la primera parte y lo envió al Congreso. A 5 de octubre de 2026 no se ha aprobado, y las Cortes están disueltas para las elecciones del 29 de noviembre. Si en enero vendes a particulares de la UE sin haber pasado el umbral, revisa con tu asesor cómo te afecta el cambio mientras no haya ley española.

Irene no tiene que decidir nada: pasó el umbral en septiembre y en 2027 seguirá en destino. Lo que sí tiene en el calendario es enero, con el 303, el 390 y su segundo 369 en el mismo mes.

Fuentes

• Ley 37/1992 del IVA, artículos 8.Tres, 68, 73 y 163 septiesdecies a 163 octovicies (BOE)
• Real Decreto 424/2021, que modifica el Reglamento del IVA y el de facturación para el comercio electrónico (BOE)
• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (BOE)
• Orden HAC/610/2021, que aprueba el modelo 369 (BOE)
• AEAT — Modelo 369: ayuda técnica
• AEAT — Preguntas frecuentes del SII, pregunta 3.28 (clave 17)
• Directiva (UE) 2025/516, IVA en la era digital (EUR-Lex)
• Ministerio de Hacienda — Aprobación del proyecto de ley de transposición, 16 de junio de 2026