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VeriFactu para autónomos: un Excel y el 1 de julio de 2027

Un fontanero de Getafe, quince facturas al mes y una hoja de cálculo con una macro. Qué le exige VeriFactu, desde cuándo y cuánto le cuesta cumplir.

Revisado el 7 min de lectura

Andrés es fontanero en Getafe, emite unas quince facturas al mes desde una hoja de Excel y lleva desde 2025 oyendo que eso se acaba. Un cliente le dijo que en enero de 2026 ya no podría facturar así. Un comercial le habló de multas de 150.000 €. Ninguna de las dos cosas era cierta, y Andrés decide sentarse una tarde a separar lo que le toca de lo que no.

Su fecha no es 2026

Andrés es autónomo y tributa en IRPF. Su fecha de VeriFactu es el 1 de julio de 2027. Las sociedades entran antes, el 1 de enero de 2027. Las dos fechas son las del Real Decreto-ley 15/2025, que aplazó un año las que había fijado el RD 254/2025 para 2026. Lo que oyó en 2025 era verdad cuando se dijo y dejó de serlo en diciembre de ese año. El detalle está en el calendario VeriFactu 2027.

Actualización del 12 de octubre de 2026. Hacienda anunció el 5 de octubre que aplazará las obligaciones pendientes de VeriFactu hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica de las empresas de hasta 8 millones de euros. Es un anuncio, no una norma: mientras no se publique en el BOE, siguen vigentes el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Qué se sabe y qué no, en VeriFactu se aplaza a octubre de 2028.

La multa tampoco es la que le contaron. Los 150.000 € del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria son para quien fabrica o vende programas no conformes. Para quien los tiene son 50.000 € por ejercicio, y castiga tener un sistema que no genera los registros desde tu fecha, no llegar tarde a una charla. Lo explicamos en sanciones VeriFactu.

¿Su Excel es un sistema de facturación?

Aquí está la pregunta de verdad, y la respuesta depende de lo que haga la hoja. Según las preguntas frecuentes de la AEAT, si usas Word o Excel solo para escribir los datos, expedir e imprimir la factura y guardarla, no son un sistema informático de facturación y el reglamento no te afecta. Un listado de facturas con unas sumas al pie tampoco lo convierte en uno.

Si la hoja está programada para generar los libros registro del IVA o del IRPF u otros resultados con trascendencia tributaria, sí lo es.

La hoja de Andrés tiene dos pestañas. En la primera rellena la factura y la imprime en PDF. En la segunda, una macro que le hizo su cuñado copia cada factura a una lista y le monta el libro de facturas emitidas con el IVA de cada trimestre, que es lo que manda a su gestora para el 303. Esa macro convierte su Excel en un sistema informático de facturación. Desde el 1 de julio de 2027, tendría que generar registros con huella encadenada y QR, y una hoja de cálculo no puede hacerlo.

Tiene tres caminos, y acabará eligiendo el tercero, con Faxtal. Antes mira los otros dos.

Camino uno: quitar la macro

Si borra la segunda pestaña y vuelve a usar el Excel como plantilla, deja de ser un sistema de facturación. Es legal. Pero pierde lo único que le ahorraba trabajo: tendría que montar el libro de emitidas a mano cada trimestre, sin QR en sus facturas ni nada que demuestre que no ha tocado una factura después de emitirla. Y la línea es fina. En cuanto vuelva a automatizar algo con trascendencia fiscal, vuelve a estar dentro.

Camino dos: la aplicación gratuita de la AEAT

La AEAT tiene una aplicación de facturación gratuita en su sede, pensada para autónomos y empresas con poca facturación. Se entra con Cl@ve, certificado o DNI electrónico, no tiene límite de facturas y genera y remite el registro con su QR.

Andrés la prueba y le encaja en lo básico: siempre identifica a su cliente, porque va a su casa. Pero tiene límites que la propia AEAT documenta. No emite facturas simplificadas. Solo admite facturas ordinarias, sustitutivas de simplificadas y rectificativas. Rechaza los regímenes de bienes usados, agencias de viajes y grupos de entidades. Solo descarga en PDF. Y las facturas y los registros solo se gestionan desde la propia aplicación: no se pueden exportar para seguir facturando en otro sistema. Si dentro de tres años quiere cambiar, su historial se queda allí.

Camino tres: un programa que lo haga al emitir

Andrés mira Faxtal. El registro con huella, encadenamiento y QR se genera al pulsar «Emitir» y se remite a la AEAT sin un paso extra, en todos los planes. El plan gratuito cubre 100 facturas al año. Él emite unas 180, así que le corresponde el plan Starter, de 500 facturas al año: 9,95 € al mes más IVA, 119,40 € al año. Si paga el año entero de una vez, se le cobran diez meses: 99,50 € más IVA.

Starter le resuelve algo que el Excel nunca hizo bien. Andrés tiene un contrato de mantenimiento con dos comunidades de vecinos, a 60 € al mes cada una. Con las facturas recurrentes crea una plantilla con su calendario y cada día 1 se genera la factura de cada comunidad, como borrador para revisarla o emitida y enviada directamente. Esas 24 facturas al año cuentan dentro de sus 500.

Lo que no le da Starter son los modelos de IVA precalculados, que están en el plan Business. No los necesita: su gestora le presenta el 303 y el 130, y Andrés le exporta cada trimestre el libro de emitidas en lugar de la pestaña de la macro. Faxtal tampoco presenta los modelos por él ni sustituye a su gestora.

Lo que cambia y lo que no

Andrés lo apunta en una hoja de papel. Los datos de su factura son los mismos de siempre, los del Reglamento de facturación. Sus modelos se presentan igual. No tiene que mandar nada a Hacienda: lo hace el programa al emitir.

Lo que cambia es el comportamiento. Una factura emitida ya no se reescribe: si sobra, se anula y queda un registro de anulación; si tiene un error, se emite una rectificativa. Sus facturas llevan un QR que su cliente puede escanear para comprobar en la sede de la AEAT que la factura consta. Qué hay dentro de ese registro y de ese QR, contado con una fisioterapeuta que emite una factura de 45 €, en registro de facturación, QR y huella.

Y la numeración deja de ser flexible. En su Excel, Andrés había numerado dos veces la factura 2026-087 y se había saltado la 2026-110. Con registros encadenados, un número repetido no pasa, y un hueco tiene que tener explicación. Por eso decide no continuar la serie del Excel. Abre una serie nueva, B, y deja la antigua cerrada con su último número. Cómo plantearlo, en numeración y series.

Su plan, con fechas

No tiene prisa, pero tampoco quiere hacerlo en junio de 2027 con todos los autónomos llamando a la vez a su proveedor. Elige un corte de trimestre: cierra el tercer trimestre de 2026 en el Excel, su gestora presenta el 303 y el 130 de ese trimestre en octubre, y el 1 de octubre emite su primera factura en Faxtal.

La víspera importa desde Excel sus 86 clientes y su lista de materiales y trabajos habituales, una opción que está en todos los planes, y elige cómo se firma la remisión a la AEAT. No tiene certificado electrónico propio para esto, así que delega en la plataforma. Le lleva una tarde. A partir de ahí, emite nueve meses antes de estar obligado, que es exactamente lo que quería: llegar al 1 de julio de 2027 sin estrenar nada.

Una última duda le queda: si esto es lo mismo que la factura electrónica obligatoria de la que también ha oído hablar. No lo es. Es otra ley, con otro calendario, y su orden de desarrollo entra en vigor el 6 de octubre de 2026. La diferencia, en VeriFactu y factura electrónica. El marco completo de VeriFactu, en qué es VeriFactu, y los pasos para cualquier negocio, en cómo adaptarse a VeriFactu.

Fuentes

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